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3 dicas para Reduzir os Custos em sua empresa

Quanto mais sua empresa cresce, mais custos ela terá. Mas o grande problema é quando se perde o controle dos gastos. Isto pode acarretar diversos problemas e, inclusive, acarretar uma falência. Por isso, a redução de custos de maneira sistemática deve ser uma meta para todo e qualquer gestor. Isto inclui desde medidas simples na rotina operacional à investimentos que impactarão diretamente a cultura empresarial.

Para ajudá-lo neste desafio, selecionamos 3 dicas para reduzir os custos em seu negócio:

1. Entenda seu Fluxo de Caixa

Para entender exatamente quais são seus custos e de que maneira poderá reduzi-los, você precisa ter uma visão global de todas as finanças da sua empresa. Para isso, uma ferramenta muito eficiente é o fluxo de caixa. Com ele você consegue enxergar detalhadamente como ocorrem as entradas e saídas de caixa dentro da sua empresa. É uma ferramenta poderosa para saber onde investir e onde cortar gastos.

Com a projeção de fluxo de caixa você poderá ter, com razoável precisão, a avaliação de como estará a saúde financeira da sua companhia. Além do fluxo de caixa, existem outras ferramentas de controle financeiro bastante importantes quando se pensa em reduzir os custos, como DRE, Posição Financeira Classificada, gestão eficiente do estoque, maior poder de barganha nas compras, entre outros.

Todas essas ferramentas de análise financeira podem ser feitas por planilhas ou até mesmo manualmente (embora não seja indicado), mas utilizar um bom software é o ideal. Um sistema eficiente fará com que a atualização de informações seja mais prática, precisa e possibilitará a entrega de relatórios, gráficos e dados para auxiliar o processo decisório.

Para entender melhor como funciona o fluxo de caixa da sua empresa, elaboramos um e-Book sobre o assunto: Guia prático do Fluxo de Caixa.

2. Analise os Processos de Trabalho

Para reduzir os custos do seu dia a dia você precisa conhecer profundamente os processos de trabalho da sua empresa. Dessa maneira, poderá descobrir como a sua equipe pode realizar o mesmo trabalho de forma mais eficiente e com custos menores.

A definição e documentação de processos é lento e contínuo. Por isso, foque inicialmente nos processos de trabalho mais importantes e mais custosos para sua empresa, como o setor financeiro, por exemplo – afinal, com as finanças em dia é muito mais fácil encontrar gargalos. Reúna funcionários de áreas diferentes, veja quais são as sugestões de cada um para reduzir custos e para aumentar a eficiência (diminuindo o tempo gasto nas atividades) de cada um dos seus principais processos.

Uma vantagem de possuir os processos de trabalho definidos de forma objetiva é que você economiza tempo e dinheiro no treinamento de novos funcionários, além de não ficar dependente de colaboradores específicos para realizar as atividades do dia a dia da empresa.

3. Evite o Retrabalho

Um dos maiores problemas das empresas é o retrabalho: fazer duas (ou mais) vezes o mesmo trabalho, quando se poderia fazer apenas uma vez de forma mais eficiente. Isso acontece especialmente quando os setores da empresa trabalham de modo isolado, sem uma cultura e sistemas internos que permitam a integração. Se a empresa funcionar de forma orgânica, os custos serão muito reduzidos e se ganhará em velocidade e segurança das operações.

Para isso existem os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que nada mais são do que softwares usados para permitir a integração da gestão empresarial. Um processo de trabalho, dentro de um sistema ERP, só precisará ser executado uma vez para influenciar em todos os setores da empresa que forem necessários.

Assim, quando um produto é vendido em uma loja, por exemplo, haverá a notificação ao Estoque para que faça o controle, ao setor de Vendas e ao setor de Compras, caso haja a falta do produto. Imagine quanto tempo demoraria se essa notificação precisasse ser realizada individualmente em cada setor. Este é um exemplo simples, mas em grandes proporções e com todos os recursos de  integração que um ERP propicia, os resultados são surpreendentes.

Tem alguma dúvida ou algo a complementar sobre o assunto? Como você aplica a redução de custos aí na sua empresa? Compartilhe conosco através dos comentários abaixo!

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