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4 dicas para otimizar o processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas

Gestão Empresarial 03.08.2016 5 minutos de leitura Voltar

O sistema de Nota Fiscal Eletrônica veio para facilitar a vida dos empresários de pequenas a grandes empresas, tornando todo o processo de compra mais ágil e organizado, com toda a transparência necessária para atuar com o cliente ou fornecedor e, ao mesmo tempo, com a Receita Federal.

Com um grande volume de vendas, ficaria cada vez mais inviável e demorado executar de outra forma, mas o que muitos gestores não sabem é que todo esse processo pode ser ainda otimizado, visando melhorias para a empresa e poupando cada vez mais tempo para outras tarefas e atividades, principalmente no que diz respeito ao setor financeiro. Confira a seguir, 4 dicas para otimizar o processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e aplique-as o quanto antes na sua empresa.

1. Controle todas as etapas do processo

Para garantir uma gestão eficiente é necessário controlar todas as etapas que fazem parte do financeiro, atentando para emissão, prazos e pagamentos das Notas Fiscais.

Quando a rotina já tiver se tornado automática, será necessário dispor de menos tempo para que a tarefa seja realizada com qualidade e rapidez, tornando-se cada vez mais homogênea.

Vale ressaltar que o controle das etapas evita que o pagamento de notas seja efetuado fora do prazo ou que se perca o conhecimento daquilo que já foi pago, evitando o pagamento de notas canceladas.

2. Armazene os arquivos de maneira eficiente e faça backups

O histórico de transações é extremamente importante para uma empresa, e perder essas informações pode se tornar o pior pesadelo para qualquer gestor. Para evitar situações como essa, procure realizar um backup sistemático e periodicamente, pelo menos uma vez ao mês, garantindo o histórico de todas as transações realizadas.

Hoje, com o recurso de armazenamento em nuvem, o backup é realizado de maneira bem simples e segura para atender às exigências do Fisco, mas a melhor maneira de atender clientes e empresas, simultaneamente, é através do armazenamento dos arquivos eletrônicos em Datacenters que permitam realizar consultas.

Isso proporciona mais recursos para oferecer a seus usuários, inclusive disponíveis em soluções integradas que realizam a distribuição automática e envios personalizados.

3. Organize suas Notas Fiscais Eletrônicas

Para obter um controle ideal no processo de venda é necessário primar pela organização. Para isso, é fundamental um local definido para guardar e validar as Notas Fiscais. E isso é possível através do DANFE (Documento Auxiliar e Simplificado da Nota Fiscal Eletrônica – NFe), onde têm acesso à documentação apenas as pessoas que lidam com este processo, garantindo assim, parte da organização.

É interessante criar classificações para que as notas sejam encontradas de acordo com os critérios mais relevantes para as suas atividades. Você pode nomear por produtos ou regiões, por exemplo.

4. Adote um sistema de gerenciamento

Uma maneira de facilitar os processos de venda e emissões de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) é através da adoção de um sistema de gerenciamento. Isso porque ele funciona através de uma ferramenta de gestão integrada, tornando os processos de compras e emissões totalmente automatizados, ou seja, um excelente meio de otimizar todo o seu processo de uma só vez!

Além disso, investir neste suporte trará mais independência e agilidade ao setor financeiro, primando assim por todas as etapas que envolvem esse processo, fazendo com que os trâmites sejam realizados com maior agilidade e sobrando mais tempo para a realização de outras atividades. Assim, a delegação de tarefas da equipe financeira também será feita de maneira eficiente e a empresa lucra em diversos aspectos.

Se você tem dúvidas sobre como escolher o sistema de gestão ideal para a sua empresa, confira nosso guia definitivo para escolha do software ideal.

Agora que você já conferiu 4 dicas para otimizar os processos que envolvem as Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) na sua empresa, está na hora de colocá-las em prática e melhorar ainda mais a saúde financeira do seu negócio.

Se a sua empresa também faz uso de boas práticas de melhoria em suas rotinas, compartilhe-as com a gente através do campo de comentários abaixo.

ATENÇÃO: Emissores da NF-e que utilizam o emissor gratuito: descontinuidade no programa a partir de 2017!

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