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5 dicas para definir processos eficientes para a sua empresa

5 dicas para definir processos eficientes

Ao adquirir um software de gestão você está tornando sua empresa mais eficiente, reduzindo custos e integrando os setores, certo? Não necessariamente. Para o sucesso na implementação de um sistema, você precisa ter muito bem traçados quais são os processos eficientes da sua empresa. O software será o meio para tornar o trabalho ainda mais eficiente e produtivo, por isso é importante que você tenha os processos de trabalho consolidados para que a solução não se torne um “pesadelo”. Confira as nossas 5 dicas para definir processos eficientes para sua empresa:

1. Consulte os seus colaboradores

A definição dos processos de trabalho deve ser uma criação coletiva do gestor com seus colaboradores. Caso ele seja feito de modo unilateral pelos que estão na ponta, ele não refletirá as ideias do Planejamento. Caso seja feito apenas pelo gestor, não terá como base o dia a dia do trabalho. É muito importante que se tenha as duas coisas.

Consulte seus colaboradores para evitar que os processos sejam alinhados à realidade de seu negócio e tragam mais soluções que problemas.

2. Evite o retrabalho

Além de precisarem refletir a realidade, é importante também que os processos sejam criados dentro de um contexto mais amplo. Além de facilitar a operacionalização, eles devem também evitar o retrabalho. A melhor forma de se fazer isso é enxergar as relações entre os processos, ou seja: eles não devem ser pensados apenas individualmente, mas dentro das engrenagens da empresa.

Quando se evita o retrabalho você ganha agilidade, menor uso de mão de obra e, consequentemente, menores custos para realizar a mesma atividade.

3. Descubra as dificuldades de quem operacionaliza

Os processos de gestão devem ser uma construção contínua, pois a realidade do dia a dia se transforma. Podem surgir novas dificuldades, o contexto pode se modificar ou os seus colaboradores podem criar soluções mais eficientes, por estarem realizando determinado trabalho com frequência.

É importante que você entenda quais são as dificuldades que os funcionários que operacionalizam a rotina têm para aplicar as devidas soluções nos processos da sua empresa. O principal foco dos seus processos devem ser a eficiência, por isso você deve adequá-los quando os operadores apresentarem dificuldades e problemas.

4. Meça resultados

Como saber se um processo é realmente eficiente, reduz o retrabalho e melhora o funcionamento da sua empresa? Como praticamente tudo dentro dos seus negócios, só há uma forma de saber: medindo resultados. Estão sendo gastos menos insumos para fabricar o mesmo produto? Sua empresa está consumindo menos horas dos funcionários para realizar um determinado procedimento no trabalho?

Porém, um aviso: não fique neurótico com números. Os dados devem auxiliá-lo a tomar decisões mais embasadas e saber como adaptar ou melhorar seus processos. Não permita que a obsessão por números acabe engessando seus negócios e torne as decisões muito lentas.

5. Escolha o software certo

Você deve saber quais são as funcionalidades do software antes de escolhê-lo,  não após a decisão. Isso significa que o sistema informatizado ideal deve atender às suas necessidades, não os processos de trabalho que devem ser adequados ao software. Claro que sempre será necessária alguma adaptação, mas se você gastar tempo demais para adequar os seus processos aos padrões do sistema você está perdendo horas valiosas que poderiam estar sendo investidas em outros setores da empresa.

Veja também se o software fornece os relatórios que você precisa para gerenciar os seus negócios e tomar as melhores decisões. Afinal, apenas é possível avaliar o retorno sobre um investimento com estas análises.

Um software de gestão, por melhor que seja, não vai solucionar todos os problemas da sua empresa. Para que você extraia o melhor dele, é preciso ter bem delineado quais são seus objetivos, metas e os processos de trabalho em si. Dessa forma, você vai conseguir adequar os sistemas às suas necessidades, e não o contrário.

Crie processos juntamente aos seus colaboradores, entendendo quais são as dificuldades que eles têm de aplicá-lo no dia a dia. Faça com que os processos se integrem e meça os resultados que eles estão gerando para sua empresa. Por fim, não deixe de escolher um software que realmente atenda às suas necessidades!

E você, conhece alguma outra dica para definir processos de maneira eficiente? Compartilhe-as conosco através do campo de comentários abaixo!

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