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5 dicas para fazer inventário do estoque eficiente na sua empresa

O inventário de estoque é uma ferramenta muito importante para auxiliar a gestão desse estoque. Buscando em criar um levantamento com tudo o que está armazenado, a listagem dos itens é fundamental para que a gestão saiba quais produtos precisam ser comprados e reabastecidos e quais precisam aumentar o seu giro de estoque, garantindo liquidez para o negócio. Fazer um inventário não é algo trivial e, por isso, confira cinco dicas para fazer um inventário do estoque eficiente na sua empresa!

1. Defina o melhor momento para realizar o inventário

Fazer inventário de estoque não é uma tarefa simples, mas sua dificuldade pode ser sensivelmente aumentada se o momento errado for escolhido para a sua realização. O que isso significa? Que fazer um inventário em um período do dia em que há um grande fluxo de mercadorias não é uma boa ideia, já que todos os dados já estarão defasados assim que a contagem terminar.

Por isso, o mais recomendado é realizar o inventário antes da abertura do expediente ou após o seu encerramento, já que, dessa maneira, é possível ter a certeza de que tudo que será feito corresponderá à realidade da empresa. Durante o expediente, por sua vez, o mais recomendado é fazer inventários que levem em consideração um número menor de produtos e que sejam mais segmentados, de modo a complementar o inventário mais geral.

2. Categorize os produtos

Para facilitar o seu inventário e torná-lo mais eficiente, é altamente recomendado que os produtos sejam categorizados. Com essa categorização, fica mais fácil não apenas realizar a contagem e os valores, mas também é muito mais prático encontrar informações importantes.

Nesse sentido, o mais indicado é categorizar os produtos de acordo com suas finalidades ou de acordo com outras características importantes. Imagine, por exemplo, que parte do seu estoque possui produtos que são importados. Nesses casos, recomenda-se que esses itens sejam categorizados juntos para que possa haver maior controle de estoque, já que são itens que exigem mais atenção.

Dentro de uma categoria maior, inclusive, você pode criar subcategorias para facilitar a organização. No caso dos produtos importados, se a quantidade deles for suficiente, você pode dividir a categoria maior em categorias de acordo com o uso do produto, por exemplo.

3. Organize os espaços físicos

O inventário do estoque não é apenas uma forma de contar os itens, mas também de organizá-los e mapeá-los para aumentar a eficiência da gestão de estoque. Os espaços físicos precisam de toda a atenção necessária para que forneçam os resultados desejados. Por isso, o inventário deve possuir uma etapa inicial de planejamento e organização do espaço físico até mesmo para que as próximas etapas sejam facilitadas.

Nesse sentido, é muito importante identificar em que lugar os itens vão ser armazenados e por isso a categorização anterior dos itens é tão importante, já que fica mais fácil guardar os itens em grupos.

Além disso, os espaços também precisam ser identificados para que seja mais fácil encontrar cada item. É o caso, por exemplo, de fazer com que as prateleiras recebam números ou identificações, assim como o local seja dividido em setores e quadrantes. Ao cruzar os dados de identificação do local com os itens, fica mais fácil encontrar qualquer item que seja necessário em menos tempo.

A organização do espaço também é importante, porque ela ajuda a otimizar o espaço, ou seja, todo o local é aproveitado de maneira muito mais satisfatória. Com isso, em vez de precisar de lugares progressivamente maiores, o empreendimento passa a economizar com a armazenagem em geral, porque o mesmo espaço é melhor aproveitado. A organização do espaço físico do estoque, portanto, ajuda a aumentar a área útil de estoque, o que, de certa maneira, diminui esses custos operacionais associados.

4. Desenvolva um método de contagem

Outra etapa fundamental para um inventário eficiente é a contagem — afinal, esse é o objetivo principal do inventário. Por isso, é muito importante que um método de contagem seja desenvolvido e adaptado para as necessidades específicas do estoque, já que, dessa maneira, todo o trabalho será facilitado.

O mais recomendado é que todos os itens sejam contados, um a um, para evitar erros e discrepâncias de valores. Embora seja mais trabalhosa, essa etapa é importante para garantir que os valores sejam totalmente certos. Caso não haja uma necessidade de precisão extrema, é possível — mas não recomendável — contar os itens em blocos e levar em consideração um afastamento do valor real. É o caso, por exemplo, de contar as unidades de acordo com as caixas sem que haja uma conferência unitária.

De qualquer maneira, é muito importante que exista uma recontagem para garantir que os valores estão certos. Nesse sentido, uma possibilidade é deixar mais de uma pessoa ou mais de um grupo responsável pela contagem. Ao final, é importante cruzar os dados para ver como — ou se — os valores diferem entre si. Recomenda-se que a contagem seja feita até que dois valores sejam iguais, porque, dessa forma, existe uma maior confiabilidade sobre os valores obtidos.

5. Padronize os registros

O inventário só vai ser eficiente se ele fornecer resultados realmente relevantes, facilmente identificáveis e que possam ser acompanhados. Por isso, é muito importante que os registros sejam padronizados, porque isso facilitará a busca posterior de informações. Nesse sentido, não existe um jeito que seja melhor de fazer o registro, mas é importante que haja uma total consistência para que o inventário possua unidade em suas informações.

Além disso, é fundamental que os registros sejam os mais completos possíveis, ou seja, que contem com o máximo de informações sobre os itens do inventário. Dessa maneira, é possível garantir que a gestão tenha acesso a informações de todo o tipo assim que forem necessárias.

Os registros também devem ser atualizados e mantidos sob controle, como com o fluxo de entrada e saída. Com isso, é possível estabelecer padrões logísticos mais eficientes e conseguir uma gestão de estoque mais simplificada e eficiente. Para melhores resultados, o mais recomendado é que os registros sejam feitos de maneira digital, como por meio de um software de gestão.

 

Um inventário do estoque eficiente é feito com muita organização e planejamento, já que o objetivo é criar um levantamento e um mapa do que a empresa possui armazenado. Feito da maneira correta, esse inventário irá garantir melhores resultados e, por isso, não deixe de conferir esse artigo que releva a importância do controle do inventário. Tem alguma outra dica para a realização de inventário? Não deixe de comentar e participar!

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1 Comentário
  • Jair Steckert
    01/02/2016 em 17:53
    Responder

    Material bem completo, faltou apenas, no meu ponto de vista,comentar sobre o problema da definição do “cut of”, ou seja verificar se as ultimas saídas registradas no sistema foram físicamente realizadas,
    bem como as entradas.

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