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5 dicas para ter um planejamento operacional eficiente

Todo empreendedor sabe como é importante ter um planejamento operacional no seu negócio. O que nem todos sabem, porém, é como colocar em prática, de forma sustentável, a tal “eficiência operacional”. O grande erro em querer aumentar a eficiência da empresa é pensar que cortando custos, gerando demissões e reduzindo bruscamente as despesas todos os problemas serão resolvidos — o que é um grande equívoco. É como se eficácia fosse a geração de uma obrigação quando, na verdade, deveria ser encarada como uma forma ‘preventiva’ de lidar com problemas futuros.

Saiba como fazer um planejamento operacional eficiente

O planejamento operacional de uma empresa é a parte que cuida da administração da rotina e a formalização dos procedimentos que serão executados, assegurando que todas as tarefas e operações sejam realizadas de acordo com as regras estabelecidas pela companhia, focando sempre no alcance dos objetivos. Basicamente é estabelecer o que fazer, quando fazer, em qual prazo realizar, como fazer, quem fará o que e em qual sequência executará. De forma geral, o planejamento operacional foca em planos no curto prazo, geralmente cumpridos em períodos curtos, de 3 a 6 meses. Via de regra, os planos operacionais são bem mais específicos e direcionados. Mas como definir um checklist corretamente para um bom planejamento operacional? É isto que veremos a seguir.

1. Analise os objetivos

Comece questionando quais são os objetivos que sua empresa deseja atingir com o planejamento operacional. Elabore um estudo detalhado sobre a situação atual da organização e quais serão os objetivos projetados para os próximos meses. Faça um levantamento do fluxo de caixa da empresa, das receitas mensais, do número de clientes e funcionários, bem como outras informações relevantes para montar um plano operacional apropriado para as necessidades do empreendimento.

É importante observar que os dados levantados correspondem a todo o sistema operacional da empresa, que envolve desde os funcionários até a parte financeira. Aqui os dados levantados podem ser registrados em relatórios separados para serem de fácil compreensão. Com todas estas informações em mãos, a pessoa responsável pelo planejamento operacional poderá analisar quais são as principais necessidades da empresa e focar os esforços para resolvê-las imediatamente.

2. Monte uma equipe com profissionais qualificados

Por mais que você domine e saiba montar um bom planejamento operacional, dificilmente terá êxito se realizar sozinho. Para que o tempo seja otimizado e as possibilidades de sucesso sejam aumentadas, é recomendável montar uma equipe com profissionais qualificados. Procure ter no seu time, profissionais que possuem ideias e que queiram realizar os objetivos da empresa, dessa maneira o trabalho progredirá naturalmente, resultando em bons frutos. Embora cada colaborador tenha uma atividade específica para cumprir, o ideal é que toda a equipe esteja integrada, que compreendam a importância do planejamento operacional para a empresa e saiba da real dimensão do projeto.

3. Elabore um planejamento operacional para cada atividade

Com os objetivos em mãos e a equipe de profissionais qualificados, é hora de colocar em prática um planejamento operacional para cada atividade. Ou seja, quais procedimentos serão realizados para que cada tarefa seja executada, qual o custo envolvido e qual o tempo que será dedicado para a concretização.

4. Estipule metas e prazos

Estipular metas e prazos faz parte de um planejamento operacional bem-sucedido. O ideal é que toda a equipe tenha uma única meta e que os profissionais designados como responsáveis para a execução de cada atividade tenham metas individuais, uma vez que cada uma possui suas particularidades. Além disso, é importante estipular qual o prazo de cumprimento das metas. Desta forma, a equipe tende a trabalhar mais focada, uma vez que devem cumprir um prazo estabelecido, evitando que as atividades se estendam além do tempo e se tornem inacabadas.

5. Esteja sempre revendo o planejamento operacional

Por mais perfeito que tenha sido feito um planejamento operacional, erros ou situações inesperadas podem ocorrer, uma vez que o mercado é dinâmico e está em constante mudança. Caso isto ocorra, não hesite em rever o planejamento e ajustá-lo de acordo com as novas exigências.

Quer saber mais sobre planejamento operacional? Que tal ler o nosso eBook Como planejar o crescimento do seu negócio esse ano?. Não deixe de compartilhar sua opinião nos comentários abaixo!

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