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12 erros que devem ser evitados durante a implantação de um software ERP na sua empresa

Atualmente, em um mundo cada vez mais conectado, a pressão para que as organizações entreguem resultados cada vez melhores e mais rapidamente aumentou, exigindo delas maior controle de suas operações, qualidade nos produtos e serviços e velocidade de decisão. É nesse contexto que surge o projeto de implantação de software ERP dentro da empresa, visando a garantir suporte aos seus processos operacionais e estratégicos. Os benefícios da instalação desse tipo de software dentro da empresa são inúmeros e você pode conferir alguns deles neste post do nosso blog sobre o assunto.

O ERP, ou Entreprise Resource Planning, deve ser moldado de acordo com as especificidades da organização, integrando as áreas da empresa de forma a garantir que qualquer processo seja disponibilizado em tempo real, com todas suas informações. Porém, um projeto de instalação desse software deve ser cuidadosamente planejado e estudado, evitando, dessa maneira, falhas. Confira, a seguir, os 12 erros mais comuns cometidos durante a implantação de um ERP em uma companhia e garanta os melhores retornos com o investimento.

1. Não definir objetivos

Por incrível que pareça, este é um erro muito comum em projetos de implantação de software ERP. As expectativas dos resultados esperados com a implantação devem estar bem definidas e alinhadas. Em muitos casos, o projeto é iniciado sem que se tenha o conhecimento pleno de todos os processos da empresa e como eles devem evoluir para maximizar os negócios. Uma forma de evitar esse problema é realizar uma auditoria interna antes da escolha do sistema ERP. Assegura-se, assim, que o investimento realizado dê os melhores retornos, sem que se perca nenhuma oportunidade de uso da ferramenta dentro da organização.

Dentre as principais consequências de não definir objetivos no início do projeto, podemos enfatizar:

Conflito entre os envolvidos

Enquanto não ficar claro o que se espera da equipe e de cada profissional envolvido no projeto de implantação do software, existirá margem para incompreensão. Consequentemente, frustrações e desentendimentos entre as partes acontecerão.

Custos extras

A falta de especificações sobre o software e como ele deve ser implementado onera o projeto no decorrer de sua execução. Esse aumento nos gastos é, em grande parte das vezes, ocasionada por grandes ajustes no escopo que deveriam ser definidos na etapa do planejamento, não no decorrer da execução.

2. Não criar calendário e planejamento financeiro

Um estudo da Panorama Consulting revelou que 61% dos projetos de instalação demandam mais tempo que o previsto em seu início e que 53% estouram o orçamento. Isso acontece pela falta de um planejamento claro, com estimativas reais de custos e definição de um calendário por etapas, que permita o acompanhamento da evolução do projeto. Muitas vezes, a ansiedade de chegar logo à etapa operacional acaba causando retrabalho por falta de um estudo eficaz dos recursos da empresa que serão necessários durante a fase de implantação.

3. Não conhecer bem a ferramenta

O ERP possui várias funcionalidades e pode ser utilizado de diversas maneiras, dependendo das necessidades específicas da empresa. Por isso, é necessário conhecer bem todos os recursos disponíveis e elaborar uma lista daqueles que serão úteis aos seus processos. Após a implantação do sistema, fazer análises periódicas de quais recursos realmente estão sendo utilizados é uma maneira de evitar que a ferramenta fique obsoleta e gere custos extras que poderiam ser evitados.

4. Não escolher uma equipe responsável

Muitas vezes, a escolha da equipe responsável é feita de forma aleatória, sem selecionar profissionais-chave dentro da empresa, que conheçam bem seus processos e rotinas e possam se dedicar à implementação do software, analisando e discutindo suas funcionalidades, de forma a garantir as melhores soluções. É extremamente importante observar as habilidades, competências e conhecimentos de rotina dos colaboradores para que a decisão seja assertiva. A escolha da equipe deve ser cuidadosa, pois estas serão as pessoas responsáveis por assegurar que os custos e prazos estimados inicialmente sejam respeitados.

5. Não fazer benchmarking com outras empresas

É comum, terminada a implementação, ser surpreendido por restrição de funcionalidades, falta de recursos e com um impacto negativo sobre as melhores práticas internas. Para que isso seja evitado, procure referências de empresas em setores de negócios com as mesmas características que o seu para discutir funcionalidades e desafios que eles enfrentaram durante a implementação.

6. Esquecer-se da gestão de riscos

Contratempos e imprevistos são comuns em qualquer projeto, mas podem, e devem, ser contornados para que não atrapalhem seu andamento. Um planejamento de gestão de riscos, que antecipe os possíveis problemas e defina quais ações deverão ser tomadas em cada caso, pode ser a diferença para que seu projeto permaneça com segurança dentro dos prazos e do orçamento estipulado.

7. Não antecipar processos e definir prioridades

É fato conhecido que gerenciar muitas tarefas ao mesmo tempo pode causar falta de qualidade no resultado final de qualquer uma delas. Ao criar um sistema de prioridades, é possível reduzir a multitarefa, evitando-se que tarefas menos importantes tenham mais atenção do que aquelas cruciais para o andamento do projeto, a fim de evitar atrasos e erros gerados pela falta de atenção em detalhes importantes.

8. Ignorar o treinamento dos funcionários

A implantação de um ERP causa grande impacto na rotina de uma organização e, portanto, deve-se investir constantemente em informação e treinamento para os funcionários que passarão a utilizar a ferramenta, para evitar que ela se torne obsoleta. Certifique-se de que todos entendem os benefícios da mudança e estão confortáveis com a nova solução, garantindo, assim, que seu uso seja proativo por parte dos empregados.

9. Falta de monitoramento durante a execução

A falta de monitoramento contínuo no andamento do projeto é um dos maiores vilões do sucesso na implantação de um software ERP, e não será diferente em sua empresa. Isso porque sem esse acompanhamento será impossível mensurar o grau de evolução do projeto, o nível de comprometimento da equipe e de cada colaborador para tomar medidas resolutivas quando necessário. Ou seja, se você não monitorar o projeto em todas as etapas, as chances de identificar os problemas somente em fase avançada aumentam, o que tornará bem mais complicado resolvê-los.

10. Falta de teste e suporte especializado

O início da fase operacional do projeto é um momento delicado, que necessita do suporte de profissionais experientes. Realize testes antes de apresentar a ferramenta aos funcionários e a monitore constantemente após sua implantação, de forma a garantir que as eventuais alterações que se apresentem como necessárias sejam efetivas.

11. Falta de manutenção

As tecnologias estão em constante evolução e não seria diferente com um software ERP. É comum acreditar que após o fim do projeto não haverá necessidade de manutenção e monitoramento do seu funcionamento. Deve-se ficar atento à disponibilidade de atualizações, novos recursos e correção de bugs para acompanhar a evolução do mercado e garantir os melhores retornos de cada processo.

12. Liderança negligente

Muitos líderes participam somente da etapa inicial, durante a definição do escopo e planejamento, mas depois saem de cena, deixando a equipe à deriva para a execução. Isso será totalmente prejudicial ao resultado do seu projeto, pois não te concederá uma perspectiva geral da execução dos processos.

Delegar é necessário. No entanto, estar presente nas reuniões é fundamental, pois é este o momento de definir os próximos passos, avaliar o que já foi feito e entregue, acompanhar os resultados da equipe e individuais, além de também motivar os colaboradores.

Além de todos os erros listados, é importante se certificar da qualidade do fornecedor que foi contratado e que haja um bom serviço de consultoria auxiliando o projeto dentro da empresa. Vale lembrar que a implantação de um ERP é um processo que deve ser levado com todo cuidado e paciência para garantir, assim, os melhores resultados para o negócio.

Esses são alguns dos principais erros cometidos durante a implantação de softwares ERPs e, definitivamente, precisam ser evitados para que seu projeto seja um sucesso. Fique atento, pois todo cuidado é pouco na hora de migrar ou implantar um sistema informatizado para a gestão de sua empresa.

Identificou algum desses problemas no processo de implantação do software de gestão em sua empresa? Observou algum outro erro comum que comprometem os resultados desse processo? Conte para gente a sua experiência e compartilhe suas dúvidas nos comentários abaixo, elas podem se tornar tema para um próximo artigo.

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