Os gestores vivem às voltas com suas equipes para atingir metas, cumprir prazos e alcançar melhores resultados, mas a administração do tempo quase sempre é um gargalo. O retrabalho costuma ser frequente, a comunicação não funciona e há dispêndio excessivo de tempo e dinheiro. Entretanto, enquanto líder, você deve saber identificar as falhas que interferem no rendimento da equipe.

Mas não basta listá-las: o gestor deve chamar o próprio grupo para discuti-las e propor melhorias em conjunto, estratégias benéficas para a equipe como um todo. E então, preparado para revolucionar sua empresa? Conheça agora mesmo os sinais que indicam suas falhas em relação à administração de tempo da equipe. Vamos lá!

1. Não cumprimento de prazos

Se há alguns meses a sua equipe não tem conseguido cumprir prazos com tarefas rotineiras ou grandes projetos, é preciso ligar a luz amarela e ter atenção. Investigue a causa-raiz que tem levado à perda de prazos em diferentes tarefas.

O controle das datas está sendo feito? O contingente de pessoal continua o mesmo? Houve mudança significativa nos processos? Os prazos dos fornecedores estão alinhados com o prazo final da entrega? A informação sobre as datas-limite de cada etapa do projeto foi bem documentada e difundida? Diversos fatores podem ocasionar a perda de prazos, mas um atraso é considerado falha grave, ainda mais se ele se tornar habitual. Esteja atento a esse detalhe para uma eficiente administração de tempo da equipe!

2. Comunicação falha

Se uma orientação foi dada no início de algum projeto e, na hora da entrega, ela não foi seguida ou feita de forma contrária, é preciso verificar se a comunicação com a equipe está sendo efetiva.

Pode ser interessante conferir se todos da equipe têm o hábito de consultar acerca das atualizações das tarefas, com que frequência e que meios usam para isso. Muitas vezes, o emissor dá uma orientação e o receptor não entende a mensagem, mas fica com vergonha de perguntar. Para gerir o tempo e ter uma boa comunicação, tenha uma relação aberta com sua equipe e deixe-os à vontade para tirar dúvidas.

3. Baixa produtividade

Quando você abre os relatórios de produção da sua equipe e percebe que há uma curva descendente, é preciso parar e analisar o cenário. Se as condições de sua equipe continuam as mesmas em termos de pessoal e demandas, por que a produtividade não é a mesma?

É preciso criar mecanismos que permitam com que você visite esse acompanhamento de perto, com dados comparativos e informações adicionais. Para fazer uma boa administração do tempo, ter um sistema de gestão que auxilie nesse processo aumenta as possibilidades de sucesso!

4. Multas por atraso

Você já parou para pensar que a sua equipe está sendo responsável pelo pagamento de multas e atrasos? Pois saiba que também é necessário esclarecer a rotina do grupo. Os prazos estão registrados e são de conhecimento de todos? Que mecanismos de controle são usados para isso? Talvez seja uma boa opção instituir uma política de responsabilização da equipe, prevendo que quem perder prazos deve restituir a empresa.

5. Reclamação de clientes

A reclamação de clientes é outro erro grave que sinaliza falhas na comunicação interna e na administração de tempo entre você e sua equipe. Quando os problemas chegam ao ponto de os clientes reclamarem, é necessário reunir a equipe e traçar novas metas e formas de controle.

A administração de tempo precisa ser um processo muito bem organizado para funcionar para a equipe e para os clientes. Lembre-se de que, se a reclamação chegou até o cliente, é preciso resgatar a confiança dele e estimular entre a equipe novas formas de agir.

E você, tem conseguido assumir as suas responsabilidades como gestor de equipe? Quer continuar aprendendo mais e mais sobre seu universo profissional? Tem outras dúvidas ou sugestões? Deixe seu comentário e entre para a conversa!