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Assinatura digital e documento eletrônico: entenda a relação com o seu negócio

Sabemos que as atividades burocráticas são inevitáveis para determinados tipos de negócios. Em alguns casos, uma logística complexa é aliada ainda aos altos custos, alguns inestimáveis — como a perda de tempo —, que podem comprometer diretamente a produtividade da organização. A solução encontrada para solucionar esse tipo de situação normalmente envolve a automatização, mas o que fazer quando a circulação e o uso de documentos é a praxe? Será que os documentos eletrônicos são válidos?

Pode ter certeza que sim. Segundo a doutrina jurídica, os artigos 368, 369, 371, 374, 376 e 386 do Código Civil são algumas das fundamentações para a validade dos documentos eletrônicos, que também tem aceitação jurisprudencial. Além disso, a lei modelo da UNCITRAL (Comissão das Nações Unidas para Leis de Comércio Internacional) também prevê este tipo de modalidade em seu artigo 5º. Em outras palavras, essa é uma forma legitima para cortar custos. Mas como funciona, e qual a sua relação com os negócios? É o que vamos ver a seguir!

Documentos eletrônicos, o que são?

Na teoria, os documentos eletrônicos não são diferentes dos documentos físicos ou manuais. Neles podem ser firmados contratos e quaisquer registros formais, para que determinada relação jurídica seja estabelecida. Acontece que, na prática, os ganhos para uma organização podem ser significativos. Para começar, a diminuição da burocratização é uma das principais vantagens, já que todos os documentos poderão circular com mais facilidade entre os seus destinatários, através do próprio computador.

Logo em seguida, podemos observar a diminuição dos custos, já que não haverá necessidade de montar uma estrutura logística e, ainda, os gastos com papéis e impressões serão reduzidos. Dependendo da sua cidade, existe, ainda, a possibilidade de reconhecer firma desses documentos digitalmente. A questão que pode vir agora é? Ok, e como funcionam as assinaturas para o devido reconhecimento da outra parte no documento? Vamos explicar logo em seguida.

Assinatura digital: hoje é possível

Em um passado remoto, muitos juristas acreditavam que os documentos eletrônicos não funcionariam, pelo simples fato de não ser possível realizar um dos procedimentos padrões para o reconhecimento dos mesmos: a assinatura. Acontece que, atualmente, existem uma série de softwares e tecnologia que fazem o uso da criptografia para a identificação e realização de assinatura, garantindo a integridade da peça. Além disso, quaisquer alterações feitas invalidam automaticamente um documento devidamente registrado, tornando as fraudes ainda mais difíceis.

Da mesma forma que os documentos eletrônicos, a assinatura digital possui, atualmente, indiscutível validade jurídica. Além de ampla jurisprudência, esse tipo de assinatura ganha suporte do artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileiras – ICP Brasil. Em uma situação prática, podemos imaginar que, em vez de contar com um office boy para levar documentos de um lado para o outro, o destinatário poderia receber instantaneamente o material e assiná-lo na mesma hora, poupando tempo e dinheiro para ambas as partes.

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