Gerenciar de forma eficiente os recursos disponíveis e o tempo empregado nas atividades operacionais é um grande desafio para a maioria dos empreendedores. Porém, muitos gestores passam a cortar gastos para reduzir custos sem analisar qual o impacto de tais ações na qualidade e, consequentemente, na satisfação dos clientes.

Não dá para sair pela empresa cortando custos sem um bom mapeamento de processos, afinal, de nada vale economizar dinheiro e entregar um produto de má qualidade para os clientes, pois isso não resolve nenhum dos problemas.

Mas como reduzir retrabalho com um sistema de gestão eficiente? Vejamos 4 estratégias que devem ser levadas em consideração para alcançar melhores resultados. Acompanhe!

1. Comece com um bom planejamento

Apenas se pode gerenciar aquilo que se conhece! É com um planejamento eficiente que o empreendedor poderá identificar quais processos estão consumindo mais recursos e tempo de execução e estabelecer ações que possam diminuir (ou eliminar) custos desnecessários, evitar erros e falhas e, assim, reduzir retrabalho.

Quando o gestor define as etapas produtivas, alocando o quanto de tempo deverá ser gasto, o quanto de recursos deverá ser utilizado e definindo quais processos podem ser otimizados, o foco da gestão passa a ser estratégica, e não meramente operacional.

Tarefas que são executadas de forma desordenada não são eficazes e acabam demandando maior tempo, aumentando as chances de erros. A automação e padronização dos processos permite que a empresa possa integrar e centralizar as pessoas, equipes e informações da organização, aumentando a eficiência organizacional e reduzindo o retrabalho.

2. Invista no treinamento dos funcionários

Reduzir retrabalho significa que o empreendedor terá que identificar qual o gargalo está impossibilitando um melhor desempenho. E talvez a melhor maneira de conhecer o problema seja avaliando a forma como os colaboradores estão executando suas tarefas.

Trabalhos manuais ou mesmo tarefas que necessitam de repetição acabam gerando insatisfação e desmotivando o colaborador. Um sistema de gestão praticamente elimina o retrabalho, já que todas as informações passam a ser compartilhadas em uma única base de dados.

Porém, a eficácia de um sistema de gestão apenas será alcançada se o gestor investir em um bom treinamento para seus funcionários. É preciso que a equipe não apenas saiba quais as funcionalidades de um sistema, mas que conheça a importância da automação para suas tarefas de rotina e para a empresa como um todo.

Trazer a tecnologia aos processos apenas terá efeito positivo se os envolvidos estiverem engajados no real propósito da mudança.

3. Faça um mapeamento de processos

Um planejamento adequado e o investimento em tecnologias que otimize os processos e torne-os mais enxutos faz com que o empreendedor saiba realmente o que pode poupar (ou eliminar) sem comprometer a qualidade e a capacidade produtiva.

Mas para que as interferências e novas adequações possam ser assertivas é preciso que o empreendedor conheça cada processo e qual a contribuição de cada tarefa para os resultados da empresa. Assim, ao reduzir custos de um determinado departamento é preciso saber qual o impacto que vai causar em outros setores e o impacto na cadeia produtiva como um todo.

Se as ações para reduzir retrabalho não forem eficientes, os resultados poderão não ser os melhores, levando a uma menor produtividade e um desempenho insatisfatório dos colaboradores.

4. Busque novas tecnologias para reduzir retrabalho

Uma das maneiras de reduzir retrabalho é buscar novas tecnologias que aumentam a eficácia dos processos, integrando pessoas, equipes e informações, utilizando melhor e de forma racional os recursos e o tempo empregado.

Quando existe um fluxo de processos não automatizados, a chance de alguma informação não ser registrada ou mesmo ser interpretada de forma equivocada é muito maior, aumentando o tempo de trabalho e os custos operacionais, gerando desperdício de recursos.

Além disso, com a integração não é mais preciso reunir os dados de cada um dos setores, que em geral, estão consolidados em formatos e softwares diferentes.

Com as informações centralizadas e padronizadas o gestor passa a ter acesso às informações em tempo real e com mais confiabilidade, o que permite realizar ajustes nos processos de produção, logística, entre outros e a realizar um planejamento mais eficiente.

E na sua empresa, que medidas são adotadas para eliminar e/ou reduzir o retrabalho? Compartilhe suas experiências com a gente, deixando um comentário abaixo!