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Como tratar não conformidades de maneira eficiente?

Planejar e executar projetos dentro de uma empresa sem não conformidades exige uma preparação e acompanhamento contínuo durante todas as tarefas e em todas as etapas de execução. Contudo, nem sempre o que foi desenhado inicialmente no papel é fielmente cumprido, afinal de contas, não existe processo que seja tão perfeito a ponto de nada dar errado.

São problemas de recursos financeiros, mão de obra desqualificada, orçamentos e prazos, enfim, são diversos os fatores que podem impossibilitar um bom desempenho e o alcance de melhores resultados.

Empresas que seguem uma padronização das atividades através de sistemas de gestão de qualidade, adotando procedimentos operacionais, legislações específicas e normas direcionadas a uma execução eficiente, diminuir as não conformidades acaba não sendo tão simples como parece.

Muitos gestores acabam focando esforços em ‘corrigir’ uma não conformidade ao invés de estabelecer uma ‘ação corretiva’ para prevenção.

Mas o que seria uma não conformidade? Como acontece na prática? Como mapeá-las e estabelecer ações de correção e tratamento? Acompanhe este post e saiba como alcançar estes objetivos.

O que é uma não conformidade

Processos executados inadequadamente são responsáveis pela geração de uma série de resultados insatisfatórios, que na maioria das vezes colocam em risco a qualidade dos produtos que serão encaminhados aos clientes.

Produtos ou quaisquer outros fatos que não atendam a determinados requisitos de qualidade são chamados de não conformes. Seja um produto defeituoso, uma entrega fora do prazo ou mesmo a prestação de um serviço realizado de forma errada representam uma não conformidade.

É possível mapear as não conformidades?

O grande desafio de muitos gestores dentro das empresas é descobrir a causa raiz, ou seja, onde realmente está ocorrendo o problema, e além disso, criar processos que impeçam novas ocorrências. Como nem sempre isto é possível, o problema não cessa e a empresa cai na reincidência de solucionar apenas a não conformidade.

Se as causas que levaram a não conformidade não forem analisadas, o problema sempre voltará a ocorrer e o resultado não será alcançado. Entre alguns passos no processo de mapeamento estão:

  • Identificação dos problemas: uma não conformidade ocorre quando determinado padrão ou requisito de qualidade necessário ao processo não foi atendido. Quando o problema é detectado, é preciso que a não conformidade seja tratada o mais rápido possível, levando em consideração os procedimentos padronizados aplicados a todo o processo;
  • Análise das causas: É preciso uma análise prévia e um tratamento adequado para se livrar da não conformidade e não apenas uma correção, cujo resultado não será dos melhores: erros, retrabalhos, desperdícios, custos desnecessários;
  • Planos de ação: ‘O que, onde e quando’ ocorreu o problema será o ponto de partida para que o gestor possa estabelecer uma estratégia assertiva e eficaz quanto o registro das evidências; 
  • Verificação de eficácia: Para que realmente as ações corretivas sejam colocadas em prática é preciso um acompanhamento contínuo, inclusive com o uso de ferramentas adequadas aos processos de cada organização.

É possível tratar uma não conformidade?

O custo de se preocupar com a qualidade é sempre menor do que com a não qualidade, contudo, é preciso direcionar e alocar adequadamente os recursos para transformar o problema em um estudo de caso para prevenção de novas ocorrências.

Conhecer a causa raiz, dimensionar o problema, estabelecer diversas soluções e atentar-se aos detalhes são fatores que possibilitam ao gestor conhecer uma não conformidade e lhe dar o tratamento correto para que não volte a ocorrer. Entre algumas ações estão:

  • O treinamento de todos os colaboradores para entender o que é uma não conformidade e como proceder;
  • Estabelecer indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades;
  • Envolver toda a equipe no tratamento das não conformidades e não apenas a área de qualidade;
  • Utilizar ferramentas e indicadores adequados ao tipo de organização e que sejam facilmente entendidas pelos colaboradores.

Com base nestas informações, é possível compreender a importância do empenho de prevenir novas ocorrências de não conformidades na empresa. Existem diversos benefícios diretos, e você pode conhecê-los em nosso post sobre ‘Como a gestão da qualidade pode beneficiar minha empresa?’. Boa leitura!

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