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Como um software pode facilitar a gestão da cadeia de compras e suprimentos?

Solucionar a equação oferta x demanda é uma das tarefas mais importantes em qualquer empresa comercial ou industrial. Afinal, estoque parado é dinheiro parado, portanto, o ideal é manter uma busca constante em direção a este ponto de equilíbrio de modo a otimizar os recursos financeiros da empresa. O caminho mais simples e rápido para isso? Através do uso da tecnologia da informação, claro!

5 dicas preciosas para obter uma gestão profissional

Antes de chegarmos aos benefícios da utilização de um software, neste processo é importante entender que para alcançar um nível profissional na gestão da cadeia de compras e suprimentos existem alguns passos de absoluta importância a serem percorridos. Vamos apresentar os principais deles:

1. Mapeamento dos processos

O primeiro passo e talvez o mais importante é a definição de um mapa de processos que detalha como o fluxo de tarefas e atividades deve acontecer dentro da empresa. Se bem executado, garantirá uma gestão eficiente.

2. Seleção da equipe

A escolha da equipe merece uma atenção muito especial quando se trata destes setores. As pessoas envolvidas no processo de compras e no estoque precisam ser absolutamente organizadas, atenciosas e, principalmente, rigorosas.

Tarefas como a escolha de fornecedores, conferência de produtos na entrada e saída, armazenamento funcional e apropriado, cotação de produtos a serem comprados e várias outras questões necessitam ser executadas por profissionais com alto grau de rigor. Só assim a excelência será atingida.

3. Divisão de zonas

O ideal é deixar claro no mapa de processos qual colaborador é responsável por cada etapa. Dessa forma, fica infinitamente mais fácil diagnosticar falhas e criar um plano de ação/correção direcionado.

4. Inventário / Inventário rotativo

A fim de inibir perdas ou desvios de produtos, é necessário criar uma rotina de contagem dos mesmos. Não necessariamente é preciso fazer uma contagem geral dos produtos a cada inventário, afinal, envolve muita mão de obra e dedicação de tempo. Indica-se, então, a aplicação do conceito de inventário rotativo, onde apenas uma parte do mix de produtos é contabilizada a cada vez.

5. Oferta x Demanda.

Na prática, o vínculo entre os setores de Compras e de Suprimentos busca resolver com a maior exatidão possível este problema: o ponto de equilíbrio entre a oferta e a demanda. Qual a real necessidade de estoque de determinado produto?  Para obter respostas de perguntas como esta é necessário manter um controle e gerenciamento constante do fluxo dos produtos dentro do estoque. Isso é o que dará parâmetros para a decisão de compra de forma inteligente.

A importância da tecnologia da informação na gestão

A tecnologia da informação é um grande aliado na busca pela eficiência operacional e financeira em qualquer empresa. É dali que saem relatórios e informações consolidadas que garantem maior controle e embasamento para tomada de decisões. No entanto, vale ressaltar que para obter o melhor proveito de um software, é necessário que processos previamente definidos sejam cumpridos à risca na prática e que a alimentação de dados ocorra de forma adequada. Por isso a necessidade de todos os passos supracitados.

Organização, eficiência e geração de material consolidado para tomada de decisões são os três principais pontos positivos que a automatização consegue entregar. Tratando especificamente da cadeia de compras e suprimentos, vejamos algumas das funcionalidades e relatórios que uma solução tecnológica como esta pode trazer:

  • Controle de cotações por produtos e/ou fornecedores;

  • Conciliação entre pedidos de compra e recebimento das mercadorias;

  • Geração de ordens de compras automáticas a partir de cotações encerradas;

  • Rateios de estocagem permitindo destinar o item à múltiplos locais de estocagem;

  • Emissão de inventário flexibilizado;

  • Controle de estoque mínimo e ponto de reposição;

  • Avaliação de estoques pelo custo médio permanente ou custo médio mensal com possibilidade de recálculos;

  • Controles de estoque em poder de terceiros e de terceiros em poder da empresa, com informações sobre possuidores/proprietários;

  • Baixas automáticas de matérias-primas através das composições dos produtos;

  • Saldos atualizados a cada transação;

E você, já utiliza um software para facilitar a gestão da cadeia de compras e suprimentos de sua empresa? Como tem sido a sua experiência? Quais os problemas mais recorrentes? Vamos bater um papo! Deixe o seu comentário abaixo.

Veja também:

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