Garantir a saúde financeira da empresa é uma das principais preocupações dos gestores, já que disso depende toda a sustentabilidade e o sucesso do empreendimento. E para que isso ocorra, diferentes ferramentas e processos podem ser utilizados para controlar as finanças do negócio. Uma delas é a conciliação bancária que, como veremos neste artigo, pode trazer diversos benefícios.

O que é conciliação bancária

Conciliação bancária é o nome que se dá ao processo de comparação do extrato bancário das contas da empresa com o controle interno das finanças do negócio. O objetivo é verificar se os repasses realizados pelas instituições financeiras à empresa foram recebidos e identificados de forma correta ou se houve alguma irregularidade no repasse ou na organização interna de algum recebimento.

Fazer a conciliação bancária permite que a empresa tenha mais segurança e tranquilidade na gestão financeira, já que seus gestores podem confirmar que os repasses estão sendo feitos corretamente. Além disso, se houver alguma irregularidade, esse processo permite uma identificação mais rápida do problema, o que também agiliza a solução e pode evitar que o erro se repita.

A princípio, pode parecer que esse é um processo burocrático demais ou que não faz diferença para a saúde financeira da empresa. Porém, não detectar um problema no repasse ou no controle interno pode trazer um grande prejuízo ao negócio em longo prazo, principalmente quando se trata de um número grande de movimentações financeiras ou de quantias maiores de dinheiro.

Além disso, o controle interno dos recebimentos e pagamentos é usado como base para muitos relatórios financeiros e, por isso, caso haja algum erro nele, essas demonstrações também estarão erradas. Aí o problema se torna ainda maior, já que essas ferramentas são utilizadas para a tomada de decisão sobre toda a gestão financeira do empreendimento.

Por fim, outro benefício de fazer a conciliação bancária é acompanhar o fluxo de caixa da empresa de maneira constante, o que traz facilidades para o dia a dia, mas também é relevante pensando em todo o planejamento estratégico do negócio. Isso porque, com informações que demonstram como o caixa se comporta, o gestor pode ter mais segurança e assertividade ao planejar as operações.

Como fazer a conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo que deve entrar na rotina do seu negócio. Isto é, não adianta fazer a comparação do extrato bancário com o controle interno uma vez e abandonar essa tarefa em seguida. É necessário que alguém da equipe fique responsável por essa atividade e controle todas as saídas e as entradas de recursos periodicamente.

O ideal é que essa tarefa seja feita diariamente para que fique mais fácil organizar as movimentações e para que os erros, caso ocorram, sejam identificados rapidamente. Tudo aquilo que impacta no seu fluxo de caixa deve ser registrado, desde o pagamento de impostos até os recebimentos de clientes. Os apontamentos devem conter o valor das transações e a data em que foram realizadas.

Com todos os registros detalhados, o próximo passo é consultar o extrato bancário e compará-lo ao controle interno das movimentações financeiras. Caso haja alguma irregularidade, a empresa deve verificar se ela ocorreu internamente ou é de responsabilidade da instituição financeira para, então, tomar as providências necessárias para solucionar o caso.

Documentos que comprovem os recebimentos e as despesas, como comprovantes de pagamento, notas fiscais e extratos bancários, além de serem enviados para a contabilidade, também devem ser guardados e estar sempre à disposição para consulta, garantindo mais segurança e tranquilidade em todo o processo de conciliação bancária.

Além disso, outra coisa que garante segurança, tranquilidade, eficiência e rapidez nesse processo é contar com a tecnologia. Em uma empresa com poucas movimentações financeiras, apesar de não ser a melhor solução, é até possível fazer a conciliação bancária de modo manual, utilizando planilhas para registrar todas as transações.

Já em uma empresa com um volume maior de movimentações, esse controle manual não só acaba tomando muito tempo dos profissionais responsáveis como ainda fica mais suscetível a erros que podem comprometer toda a conciliação. Nesses casos, o ideal é contar com um sistema que faça a automatização desse processo, como um software de gestão empresarial (ERP).

O ERP Radar Empresarial, desenvolvido pela WK Sistemas e oferecido pela Brasão, é um exemplo de solução que pode ajudar. Ele conta com uma funcionalidade específica para a conciliação bancária, que importa os extratos bancários e faz a comparação com o registro das entradas e saídas de modo automático, sem que um funcionário precise gastar tempo com essa tarefa.

Dessa forma, além de ter informações seguras, confiáveis e atualizadas em tempo real, a sua equipe ainda pode se dedicar a atividades mais estratégicas para o negócio, enquanto o software faz todo o processo de conciliação automaticamente. E caso haja alguma divergência, você consegue identificar o erro de forma rápida, sem que ele traga prejuízos para o empreendimento.

Acesse o nosso site ou entre em contato com a nossa equipe para conhecer melhor essa solução. Nós ficaremos felizes em mostrar como o sistema pode trazer bons resultados não só para a gestão financeira do seu negócio, mas também para todos os outros setores e processos! E caso você tenha alguma dúvida sobre esse assunto, fique à vontade para deixar seu comentário aqui embaixo.