Gestão de Documentos

Saiba como e por que fazer o controle de papel na sua empresa

controle de papel

Não é demais dizermos que existe uma espécie de cultura que dificulta o controle de papel nas empresas. Não por maldade: a burocracia comum no país sempre nos acostumou a guardar e produzir muitos arquivos. Mas aos poucos essa realidade está mudando e, se a burocracia ainda não diminuiu como seria razoável, ao menos a necessidade de imprimir e guardar documentos tem reduzido.

Agora, é inegável que mesmo guardando toda essa papelada por precaução, ninguém realmente gosta de reservar tanto espaço para esse tipo de material, não é mesmo? Assim, o primeiro passo para fazer um efetivo controle de papel é se conscientizar da necessidade de não ter mais esses registros impressos acumulados em um canto da empresa.

A segunda etapa é saber o que precisa ser guardado e o que não tem necessidade de estar ali. Por exemplo: não faz sentido imprimir e-mails, ao contrário dos contratos com clientes e fornecedores. Aqui vem a terceira etapa: você não precisa sempre fazer esse arquivamento físico. Digitalmente, é possível guardar o que a lei exige e o que a sua empresa precisa de uma maneira muito mais prática e eficaz.

Por que fazer o controle de papel

Bom, alguns dos motivos já apresentamos, como a organização da sua empresa, a falta de necessidade de imprimir determinados documentos e a inconveniência que é manter um espaço para arquivamento. Mas há outras razões, caso essas não sejam suficientes para diminuir os seus receios de não ter todos os registros impressos dos documentos.

O principal motivo talvez seja econômico. Papel custa dinheiro, imprimir custa dinheiro e arquivar tudo isso também consome recursos. Sendo assim, fazer o controle de papel significa, também, gerar economia para a empresa.

De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos entre os departamentos. Ainda de acordo com a entidade, de 3% a 5% dos arquivos de uma organização são extraviados, o que gera um custo de recriação de US$ 120 por documento, considerando todos os processos necessários para refazê-lo.

Além disso, há o aspecto ambiental. Cada vez mais, pessoas e empresas têm se dedicado a observarem com mais cuidado a necessidade de preservação do meio ambiente. Isso, inclusive, tem sido um diferencial estratégico de muitos negócios. Quando se decide fazer o controle de papel, inevitavelmente estará contribuindo para a redução da emissão de lixo e de produção de papel.

E do ponto de vista prático, de nada adianta arquivar os papéis com o pensamento de que eles possam servir para comprovar algo ou auxiliar no acesso a alguma informação se eles forem difíceis de serem encontrados. Então, para ter sentido, o armazenamento precisa permitir uma busca simplificada ao que for necessário.

Por exemplo, se a sua empresa precisa das informações de um colaborador para atualização do cadastro após o casamento dele, fica mais fácil ter esse registro digitalizado do que ir atrás de pastas. Nesses arquivos, por mais que estejam em ordem alfabética, dependendo do tamanho da empresa pode ser preciso um certo tempo até ser encontrado o que se busca.

Como fazer o controle de papel

Fazer o controle de papel não é tão complicado assim. Basta, naturalmente, que você recorra à tecnologia. Por meio de softwares e hardwares específicos, é possível fazer a gestão inteligente de arquivos em papéis, formatos eletrônicos ou convertidos em digitais e organizar todos esses materiais de modo a facilitar o acesso a eles. Assim, também evita-se perder determinados documentos que, pelo pouco uso, poderiam não ser recuperáveis.

A essa dinâmica chamamos Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por meio da qual são criados padrões para organizar e facilitar a localização dos arquivos por data, autor e pasta de armazenamento. Dessa maneira, como já dissemos, a sua empresa reduz custos, ganha precisão e agilidade na busca pelos documentos, além de aproveitar melhor o espaço físico e desenvolver políticas de responsabilidade ambiental.

Por meio do software ERP Radar Empresarial, desenvolvido pela WK Sistemas, a Brasão oferece essa solução de GED para a sua empresa. Com ela, é possível ter mais otimização e segurança no armazenamento e consulta de quaisquer tipos de documentos físicos ou digitais, seja qual for a sua origem deles.

Para entender melhor como podemos ajudá-lo a fazer um efetivo controle de papel e qualificar a gestão de documentos do seu negócio, fale com a gente! Caso você queira se aprofundar no assunto, baixe gratuitamente o e-book que preparamos sobre o tema! É só clicar na imagem abaixo e fazer o download gratuito. Depois, se quiser dividir suas impressões com a gente, o espaço de comentários está à sua disposição!

Você deve gostar também
[E-book] Saiba por que a gestão eletrônica de documentos é essencial para todas as áreas da sua empresa
Entenda as diferenças entre Documentos Eletrônicos e Digitais
Assinatura digital e documento eletrônico: entenda a relação com o seu negócio

Deixe seu comentário

Seu comentário*

Seu nome*
Sua página da Web