Controlar as finanças da empresa requer um conhecimento claro e integral de todas as operações e do orçamento necessário para executá-las. Sem isso, fica muito fácil se perder e tomar decisões que, mais tarde, podem provocar prejuízos ou descompassos no seu negócio. Por isso é que é tão importante entender a diferença de custos e despesas.

Bom, aqui há duas observações a serem feitas. A primeira é que, não, custos e despesas não são sinônimos. Esses dois conceitos representam coisas distintas do ponto de vista contábil. A segunda é que, mesmo que você tenha ciência do significado dos conceitos de custos e despesas, é fundamental ter clareza a respeito da importância de diferenciá-los.

Diferenciando custos e despesas

Para entendermos o que significa, individualmente, custos e despesas, vamos trabalhar com o exemplo de uma fábrica de colchões. O primeiro passo é entender, basicamente, o que uma fábrica de colchão precisa para funcionar adequadamente. Então, vejamos:

• Para produzir os colchões, a empresa precisa da matéria-prima composta por tecidos, espuma, molas e madeira.
• Para manufaturar o produto, além do maquinário, são necessários os funcionários da produção.
• Para fazer a empresa funcionar, ela precisa da área administrativa, com uma boa contabilidade, marketing, equipe de vendas, compras e RH.

Sabendo disso, vamos às definições.

O que são custos

Da lista que acabamos de fazer da nossa fábrica fictícia, os custos seriam os tecidos, a espuma, as molas, a madeira, o maquinário e a depreciação deles e a folha de pagamento do pessoal da produção e das vendas. Ou seja, custo é tudo o que está diretamente ligado à produção da atividade-fim. No caso do nosso exemplo, são os gastos necessários para fabricar e vender colchões.

Aqui também é possível incluir a energia elétrica, a manutenção dos equipamentos e outros itens essenciais para que o produto seja manufaturado.

O que são despesas

Chegou a hora, então, de falar das despesas. Bem, da nossa lista, classificamos como despesas os gastos com a área administrativa, não só em relação à folha de pagamento, mas também os recursos ligados ao funcionamento desse setor na empresa. Quer dizer, entram na conta os papéis, a tinta da impressora e a compra e manutenção de computadores.

Em relação ao marketing, as campanhas de publicidade, os materiais de divulgação impressos ou digitais são despesas. Para o RH, os crachás, uniformes, gastos com recrutamento e seleção, entre outros valores associados.

Na nossa história, essa fábrica tem uma sede própria. Mas se o prédio fosse alugado, esta seria uma despesa. Mas mesmo sendo próprio, a fábrica tem gastos com internet, telefone, limpeza, jardinagem e segurança: tudo está na conta das despesas.

Trocando em miúdos, despesa é tudo aquilo importante para o funcionamento da empresa, mas que não está ligado diretamente à produção.

Custos e despesas: o que é mais importante?

Não há nível de importância entre esses dois conceitos. Você precisa conhecê-los para fins estratégicos, mas não há como dizer que um é mais importante que o outro.

É só você pensar: é lógico que, se não comprar espuma e mola, a fábrica de colchões não vai conseguir montar o seu produto. Consequentemente, não vai vender e nem ter lucro. Contudo, se não tiver uma equipe financeira (que representa uma despesa), quem vai organizar o orçamento para pagar a matéria-prima, o pessoal da produção e fazer a manutenção periódica do maquinário?

Então, você deve estar se perguntando: se um não é mais importante que o outro, por que é importante saber diferenciar custos e despesas? Bom, basicamente porque isso vai permitir um panorama melhor na hora de definir a projeção orçamentária da empresa e a tomada de decisões.

Por exemplo: na hora de fazer um corte de gastos diante de uma situação econômica adversa, é possível avaliar, com base na definição de custos e despesas, o que é possível enxugar sem prejudicar a rentabilidade do negócio.

Cortar a compra de matéria-prima, neste caso, não seria uma boa opção, já que é necessário produzir para garantir o fluxo de caixa. Nesse sentido, a produção ganha protagonismo, mas também não é inteligente tirar do RH, que poderia estar investindo em capacitações para aumentar a produtividade, abrindo margem para diminuir a folha de pagamento da produção.

Assim, investe-se mais em uma despesa para diminuir um custo sem comprometer a lucratividade. Esse cálculo só é possível quando se tem a exata noção do papel de cada gasto para a sustentabilidade orçamentária da empresa e o impacto de cada setor para o retorno necessário.

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Como controlar os custos e despesas com eficácia

Agora, uma última observação sobre este assunto: além de conhecer os conceitos, é preciso ter uma visão geral da empresa para que a tomada de decisões seja acertada. Para isso, é fundamental um software de gestão. Com ele, você consegue ter uma visão integrada de todas as áreas, controlar os custos e despesas e organizar o orçamento com muito mais precisão.

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