Gestão de Documentos

[E-book] Saiba por que a gestão eletrônica de documentos é essencial para todas as áreas da sua empresa

A burocracia é uma realidade no dia a dia de qualquer empresa no Brasil. E lidar com documentos exige organização e cuidados específicos, caso contrário, corre-se o risco de enfrentar prejuízos, atrasos e não-conformidades. Nesse sentido, a gestão eletrônica de documentos é uma aliada essencial: por meio dela é possível ter controle sobre papéis físicos e digitalizados.

Explicando melhor, a gestão eletrônica de documentos é um processo que visa gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Dessa maneira, o arquivamento desses materiais fica mais organizado, o acesso a eles mais criterioso e a busca do que é preciso fica mais fácil.

Por conta da importância dessa atividade, desenvolvemos um e-book mostrando os benefícios que a gestão eletrônica de documentos proporciona a cada setor da empresa. Vamos ver quais são eles e quais são essas vantagens?

A gestão eletrônica de documentos em cada área da empresa

O e-book começa falando da gestão eletrônica de documentos para a área de compliance. Afinal, gerenciar adequadamente os documentos é um requisito fundamental para permitir o cumprimento das normas e processos internos. No material, você vai entender o porquê disso.

O capítulo seguinte trata da gestão de documentos para as áreas de produção e qualidade. Na produção, ela é importante para o cumprimento de normas e procedimentos operacionais, para o controle de produção e desenhos técnicos. Já para a qualidade, a GED atua garantindo a eficácia dos trabalhos de auditoria e desenvolvimento de fichas de não conformidade.

No e-book, explicamos em detalhes e com exemplos práticos o porquê da gestão de documentos ser tão importante para a eficácia de todos esses trabalhos!

Gestão eletrônica de documentos para a contabilidade e obrigações fiscais e legais

Os processos contábeis ou fiscais também estão intimamente ligados aos documentos. Assim, fazer a gestão eletrônica de documentos nos setores responsáveis por essas duas atividades é essencial como forma de manter a empresa sempre em dia com suas obrigações legais.

Se a quantidade de arquivos permanece grande, mesmo com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), por que essa gestão é importante para a contabilidade e a área fiscal? É o que o e-book responde!

E por falar em obrigações legais, os setores jurídico e financeiro também têm muito a ser beneficiados com uma correta gestão eletrônica de documentos. No material, você vai ver como a gestão adequada dos documentos contribui para a tomada de decisão e a segurança legal da empresa no que diz respeito à proteção do registro de produtos e marcas, escrituras e situação societária.

A contribuição da gestão eletrônica de documentos para o desenvolvimento empresarial

E você consegue imaginar por qual razão é tão essencial entender a necessária preocupação com a gestão de documentos em cada área da empresa? Bem, uma das razões ― e talvez a principal ― é porque ela está intimamente ligada à produtividade, que é responsável pelo lucro e desenvolvimento dos negócios.

De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os colaboradores perdem, em média, duas horas diárias procurando documentos perdidos entre os departamentos. Ainda de acordo com a entidade, de 3% a 5% dos arquivos de uma organização são extraviados, o que gera um custo de recriação de US$ 120 por documento, considerando todos os processos necessários para refazê-lo.

Então, para se certificar de que essa gestão seja feita com a qualidade necessária de modo a garantir a produtividade e colher os benefícios que ela oferece, contar com uma solução de GED é muito importante. Assim, a empresa tem a capacidade de interromper prejuízos causados por uma gestão deficitária dos documentos, evitar não-conformidades, qualificar a produção e as etapas logísticas e assegurar mais produtividade.

Para entender quais são os benefícios da gestão eletrônica de documentos em cada um dos setores que citamos aqui, confira nosso e-book sobre o assunto! Clique na imagem abaixo e faça o download gratuitamente!

E para saber como a Brasão pode auxiliar você, entre em contato conosco e conheça a nossa solução de GED! Nossa equipe está sempre à disposição para tirar as suas dúvidas e encontrar as melhores soluções para a gestão da sua empresa. Se preferir, deixe o seu comentário no espaço abaixo.

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