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Por que projetos de implantação de sistemas fracassam?

Implantar um sistema de gestão em sua empresa não é uma tarefa muito fácil. A verdade é que este desafio está muito suscetível a falhas e, frequentemente, empresas de todos os portes e de todos os lugares relatam o insucesso ao tentar informatizar e integrar os processos empresariais com ferramentas tecnológicas de gestão, os famosos ERP (Entrerprise Resource Planning). Os números comprovam: segundo os dados da Gartner – empresa norte-americana especializada em pesquisas sobre TI – os fracassos chegam a 20% do total de sistemas implantados.

Prazos estendidos, orçamentos estourados e resultados que não correspondem às expectativas: estas são apenas algumas das consequências das falhas na implantação destes sistemas de gestão. Por isso, é importante saber que não basta apenas investir nestes sistemas e esperar que os resultados apareçam, mas tomar algumas medidas para que a sua empresa consiga obter o sucesso na implantação de sistemas.

Se está dentre os seus planos implantar um software em sua empresa, você precisa conhecer as principais causas que interferem negativamente no desenvolvimento do projeto. Para ajudá-lo nesta tarefa, elaboramos uma lista com os principais erros e falhas que as empresas cometem na implantação de sistemas de gestão empresarial. Confira!

Falta de planejamento

Apesar de parecer óbvio, muitas empresas ainda caem no erro de não planejar um projeto de implantação. Antes de colocar em prática e implementar um sistema, é preciso que você pense sobre algumas questões que serão diretamente afetadas.

A começar pela busca de fornecedores e da solução que encaixará perfeitamente em seus negócios. Você deve sempre pensar e pesquisar perfeitamente a que exigências de sua empresa o projeto deverá atender. Além disso, busque sempre as melhores empresas e analise, com cuidado, os casos de sucesso do fornecedor que você irá contratar. Isto pode ajudar muito na implantação do seu projeto.

Lembre-se que se não conseguir encontrar um sistema com as devidas necessidades para atender a sua empresa, é bem provável que você tenha que fazer alterações nele depois de implantado. E isso pode causar mais custos e causar a falha em toda a execução do projeto.

Questões como processos e treinamento também exigem um planejamento prévio. Somente assim você estará seguro quanto o sucesso do projeto de implantação.

Desconhecimento do projeto entre os profissionais envolvidos

Todos aqueles que são responsáveis pelo andamento do projeto devem estar cientes das funções e dos recursos que serão utilizados no sistema. Dessa forma será possível organizar processos mais adequados, bem como desenhar melhor o projeto de implantação e respectivas etapas. Para isso, é preciso que tudo esteja relatado e documentado. Assim você não corre o risco de sofrer com ruídos e problemas de gestão.

Além disso, ao deixar tudo no papel, a garantia de que o planejamento proposto com aquele sistema será cumprido é maior. O comprometimento é muito importante na hora de implementar um sistema de gestão em sua empresa e, de acordo com especialistas, esta é uma maneira de conscientizar a todos os envolvidos que não se deve fugir do escopo definido.

Falta de treinamento dos colaboradores que utilizarão a ferramenta

Imagine que você tenha dado uma ferramenta para um de seus empregados para que ele pudesse resolver um problema em sua empresa, mas devido ao desconhecimento deles quanto o uso daquele instrumento não seja possível executar esta tarefa adequadamente e acaba causando novos problemas – ou mesmo não utilizando todas as facilidades e vantagens propostas pelo sistema. Nada bom, não é verdade?

Pois bem, este também deve ser o pensamento adotado durante a implantação de um projeto de tecnologia. Afinal, na maioria das vezes, o operador dos sistemas de gestão não será você, mas sim seus empregados. Por isso, não hesite em oferecer o treinamento adequado a eles e certifique-se que aqueles que serão designados aos cargos administrativos de sua empresa possuem conhecimento para operar perfeitamente o sistema de gestão. Dessa forma, você garante o sucesso do projeto e dos processos de sua empresa, ampliando os resultados!

Processos indefinidos

A migração de uma gestão manual para um sistema informatizado exige mudanças nos processos das empresas. Além da resistência de muitos colaboradores – o que é normal quando se abordam mudanças -, é preciso desenhar o fluxo da operação com a ferramenta. Isso auxiliará até mesmo no treinamento do pessoal facilitando, assim, o sucesso no projeto de implantação.

Dados e cadastros não estruturados para migração

Um sistema apenas trará bons resultados caso tenha todos os dados e cadastros corretamente migrados. Para isso, é necessário incluir no projeto de implantação não apenas a migração destas informações, mas também a organização prévia delas.

Testes são fundamentais

Entre os princípios de uma boa implantação de um sistema de gestão, está aquele de realizar testes constantemente. Segundo especialistas, do tempo total do projeto, 20% a 40% devem ser dedicados a testes. Por motivos de segurança e de confiabilidade nos softwares e ferramentas, é preciso saber se eles executarão bem as suas funções.

Mas atenção: os testes só são válidos se eles forem bem documentados. Em nada adianta realizar uma bateria de testes e não elaborar um relatório com os resultados. Ao registrar as avaliações feitas, você não corre o risco de tornar os testes obsoletos.

Adotar pequenas medidas para alcançar grandes resultados. Esta máxima pode valer muito a pena na hora de implantar um sistema de gestão em sua empresa. Lembre-se que, além do investimento financeiro, um maior planejamento e comprometimento são fundamentais para o bom funcionamento do projeto. Se você conseguir agregar estas duas competências a ele, no lugar de falhas, você perceberá um crescimento na produtividade e no sucesso de sua organização.

Agora que você já conhece os principais motivos de fracasso em projetos de implantação de sistemas, utilize-os como aprendizado. Softwares têm muito a contribuir para redução de custos e mão de obra. Planeje-se e colha bons frutos dos seu investimento!

Veja também:

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