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6 Passos para integrar módulos de um sistema de gestão em minha empresa

Passos para integrar módulos de um sistema de gestão em minha empresa

A implantação de um sistema de gestão pode trazer vantagens para as empresas dos mais variados portes e segmentos, contribuindo para a melhoria do desempenho das equipes e dos processos. Coopera, consequentemente, para os bons resultados do negócio. Para implementá-lo, no entanto, é preciso que a organização siga algumas orientações para tornar essa tarefa mais simples e ágil, garantindo a motivação dos colaboradores para a nova forma de trabalhar. Confira agora 6 importantes passos a serem seguidos na hora de executar um sistema de gestão na sua empresa:

1. Crie um mapa do sistema

Partindo do pressuposto que os gestores e funcionários da empresa já estão familiarizados com as normas de um sistema de gestão e seus requisitos, o primeiro passo é fazer um mapeamento criterioso de todos os processos que serão abrangidos pela mudança.

Nesse momento, é preciso levantar não somente os processos de negócio — aqueles diretamente relacionados à entrega de um produto ou serviço —, mas também os aspectos referentes ao meio ambiente, à saúde e à segurança.

Essa etapa é fundamental para ajudar a dimensionar o sistema e compreender quanto tempo será necessário para implementá-lo na rotina da empresa.

2. Elabore os documentos

Após a identificação dos processos a serem monitorados no sistema de gestão, será necessário redigir todos os documentos previstos na norma. A lista é extensa — incluindo normas organizacionais e instruções de trabalho — e cada documento deve ser redigido pelas equipes ou funcionários responsáveis pelo processo e, depois, devidamente aprovados pela direção.

3. Defina indicadores

Outro passo fundamental é a definição de indicadores para monitorar os processos que serão incluídos no sistema de gestão. Afinal, somente com indicadores e metas a equipe será capaz de saber o andamento dos processos e fazer os ajustes necessários em sua rotina para a efetiva melhoria do desempenho.

4. Prepare a equipe

O envolvimento das pessoas em um sistema de gestão é um elemento indispensável para o seu correto funcionamento. Por isso, treinar a equipe sobre a nova cultura recém-criada pelo sistema de gestão contribui para que os gestores e funcionários não sejam pegos de surpresa em suas tarefas, sendo capazes, pois, de interpretar todos os requisitos e aplicá-los no dia a dia.

5. Busque apoio tecnológico

Quando um sistema de gestão é apoiado por um software informatizado — eliminando a necessidade de documentos impressos e garantindo o acesso pela equipe a informações cruciais para o negócio, a qualquer momento —, as chances de sucesso do projeto aumentam. Por isso, outro importante passo é buscar no mercado uma empresa capaz de oferecer a implantação de um programa com as funcionalidades necessárias para o segmento de atuação do seu empreendimento, apoiando o processo com sua expertise tecnológica.

6. Realize auditorias

Com um sistema de gestão efetivamente implementado e fazendo parte da rotina das equipes, sua empresa deve realizar auditorias periódicas para monitorá-lo. Além de auditorias internas, feitas por setores ou funcionários qualificados para isso, sua empresa também pode partir para as auditorias externas, que irão garantir a certificação por um organismo especializado.

Veja também:

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