As mudanças internas e externas de uma empresa podem influenciar na troca de ERP, como o crescimento da mesma ou uso de um sistema obsoleto. Mas, nem sempre a migração é uma tarefa fácil para as empresas, pois exige diversos fatores, como o momento ideal.

Se você quer mudar de ERP, seja porque seu sistema atual não tem funcionalidades importantes e atualizadas, apresenta lentidão e falhas, seu time tem dificuldade em usá-lo, entre outros motivos, existem alguns passos que podem ajudar você nesse processo.

Neste artigo, vamos explicar o passo a passo para uma troca de ERP bem-sucedida na sua empresa, que pode melhorar a forma como você lida com suas operações diárias. Continue a leitura!

1- Liste o que sua empresa precisa

Para considerar a troca de ERP, você já deve ter percebido que as suas necessidades não estão sendo atendidas com o fornecedor atual. O primeiro passo é justamente detalhar o que sua empresa precisa agora.

Inicialmente, você pode ter optado por módulos mais básicos e, agora, com o crescimento do seu negócio, você pode necessitar de funcionalidades extras, como contabilidade, e até mais específicas para o seu setor.

Por exemplo, no setor de mel, as atividades são diferentes de outras indústrias, pois exige o acompanhamento desde a coleta do alimento até a distribuição do produto, sem que informações sejam perdidas.

Então, faz sentido a empresa solicitar módulos para registro dos lacres e pesos dos tambores coletados direto no campo, controle da remessa de depósitos ou entrepostos para a fábrica, expedição para o mercado interno ou exportação, entre outros.

Portanto, liste quais tarefas do seu dia a dia precisam realmente de um sistema de gestão.

2- Escolha o momento ideal

Com as necessidades listadas e em mãos, é hora de entender o melhor momento. Afinal, não é recomendado decidir sobre a troca de ERP e tentar fazê-la do dia para noite, pois é uma decisão estratégica significativa para qualquer empresa.

A definição de quando migrar de ERP depende de: 

• Ciclo de negócio: migre em períodos de baixa atividade/demanda, de expansão ou reestruturação interna dos processos;
• Disponibilidade de recursos: considere se há orçamento o suficiente para aquisição, treinamento e manutenção, e também se há tempo para planejar, testar e implementar o novo sistema sem comprometer as operações diárias;
• Complexidade da implementação: depende da natureza dos processos de negócios da empresa, a quantidade de dados a serem migrados e a necessidade de personalizações ou integrações com outros sistemas.

Quando trocar de ERP?

Mesmo considerando todos os fatores citados, existem situações que exigem a troca de ERP de forma mais imediata possível – claro, sem afobações – para lidar com problemas reais, que impactam diretamente na saúde da empresa.

Por exemplo, se o sistema atual possui funcionalidades obsoletas, a ponto da organização ter que adaptar a forma de trabalho para usá-lo, é preciso realizar a mudança logo, pois não há atendimento às necessidades reais do dia a dia.

Nesse caso, também entra a questão da escalabilidade. É comum a empresa crescer e as funções não atenderem a toda operação do jeito que precisa, então a troca de ERP precisa ser feita logo se o software não permite adicionar novas automatizações.

Outro ponto que exige a migração de ERP é a falha de segurança com relação aos dados. Caso ocorra com frequência, é hora de mudar para um ambiente mais seguro, para evitar problemas de vazamento de informações da sua empresa, dos clientes e dos parceiros.

E, por fim, se o seu fornecedor atual oferece um suporte ruim, cogite a busca por um prestador de serviços que atenda de forma rápida e proativa, não somente na implementação do sistema, como na adaptação e manutenção também.

3- Prepare os colaboradores

Os usuários finais do ERP são os colaboradores, portanto, nada mais interessante do que prepará-los para acessarem o novo sistema. Mostre a eles como os recursos são úteis em suas rotinas, mas também ouça a opinião deles para evitar resistência na troca de ERP.

Treine as equipes para aproveitarem todos os benefícios da nova solução, sobretudo, se houver módulos novos ou com tecnologias mais atuais, como a IA no sistema da WK Radar, que permite buscas ainda mais avançadas.

Um bom fornecedor ajudará você e seus funcionários na migração. Opte por aquele que ofereça suporte contínuo para tirar dúvidas conforme elas surjam no decorrer da realização das atividades diárias.

4- Cuide bem dos dados

Na troca de ERP você não precisa perder todos os dados do sistema utilizado anteriormente. Pelo contrário, é possível fazer a migração dos dados de forma fácil e sem transtornos.

No entanto, cuide com possíveis perdas de dados, para não comprometer os projetos nos quais você atua. Algumas dicas para fazer a transição de forma suave e ideal são:

• Mapeie os dados que precisam ser migrados;
• Defina prioridades sobre quais dados enviar primeiro;
• Antes de transpor as informações, realize um backup completo.

5- Busque suporte

De fato, não é possível fazer a troca de ERP sem um bom suporte. Você precisa de um parceiro que esteja do seu lado desde o momento da indicação de necessidades para definir os módulos do sistema mais adequados.

A equipe do seu fornecedor também precisa estar disponível para definir o momento ideal para seu negócio migrar de ferramenta. E, quando for realizar a mudança, é importante que especialistas saibam o que estão fazendo na hora de enviar dados entre os sistemas.

Fique atento também com as atualizações do software, para os módulos receberem melhorias regularmente, tanto em questão de recursos avançados oferecidos quanto pontos na segurança.

Conclusão

A convicção para a troca de ERP é o primeiro passo para a mudança acontecer. No entanto, é preciso ficar atento ao passo a passo ao longo do processo, para garantir o sucesso. Felizmente, você estará preparado para migrar de sistema ao colocar nossas dicas em prática.

Antes de bater o martelo quanto à escolha do novo sistema de gestão para sua empresa, conheça o melhor ERP personalizável e peça uma demonstração gratuita para analisar as soluções internas oferecidas que melhor atendam à sua empresa.