Aumentar a produtividade é um desafio para empresas de todos os portes e segmentos. No entanto, de nada adianta produzir mais se todo esse ganho extra for desperdiçado com gastos exorbitantes ou acima do valor considerado ideal para garantir uma boa margem de retorno. É justamente por isso que muitos gestores se perguntam como cortar custos e despesas com eficiência.

Aliás, a palavra eficiência faz muito sentido nessa pergunta. Afinal, cortar gastos é importante, mas contingenciar despesas e custos sem uma análise profunda sobre cada um deles pode causar sérios problemas nas operações da empresa. Por isso, confira as dicas deste artigo e entenda como gerir os gastos de forma assertiva para obter resultados positivos no seu negócio!

A diferença entre custos e despesas

O primeiro passo para entender como cortar custos e despesas da forma correta é compreender qual é a diferença entre esses dois tipos de gastos, já que eles não representam a mesma coisa. Veja:

Custos: são os gastos relacionados diretamente à aquisição ou à produção de mercadorias. Imagine uma indústria que produz eletrodomésticos, por exemplo. Neste caso, a energia elétrica, os salários da equipe que trabalha nos processos produtivos, a depreciação de máquinas e a matéria-prima são alguns dos gastos envolvidos diretamente na produção dos itens, ou seja, são custos.

Despesas: são os gastos relativos à administração da empresa e que não têm relação direta com a produção de novas mercadorias. Voltando ao nosso exemplo, pode-se citar o salário das equipes de marketing, gestão de pessoas e comercial, os materiais de escritório, as comissões de representantes e os investimentos em marketing. Esses valores não se relacionam à produção, por isso, são despesas.

Considerando essa diferença, você terá mais facilidade ao analisar os custos e as despesas e otimizá-los constantemente. Mas não se engane pensando que um tem mais ou menos importância que o outro. Tanto os custos quanto as despesas se referem a operações indispensáveis. O segredo é entender como administrá-los sem prejudicar o negócio.

Como cortar custos e despesas com eficiência

O próximo passo para entender como cortar custos e despesas com assertividade é identificar todos esses gastos na sua empresa. Mantenha um registro atualizado das saídas de dinheiro com especificações de quantia, motivo e data. Dessa forma, é possível analisar quais são seus débitos fixos e variáveis e ter um panorama completo de todas os custos e despesas em determinado período.

O ideal é que você analise constantemente esses registros para avaliar como os gastos se comportam na sua empresa. Assim, é possível fazer uma previsão de contas a pagar mais eficiente e identificar oportunidades de reduzir custos. Por exemplo, se você nota que está fazendo três compras com o mesmo fornecedor em um mês, pode pensar em fazer um só pedido para comprar com desconto.

Verifique também todo o fluxo de caixa para entender quais são os prazos médios de pagamento e recebimento. Isso ajuda você a negociar preços, prazos e condições mais assertivas com os seus fornecedores, o que certamente ajuda na otimização de custos e despesas. Mas não esqueça que é essencial manter esses registros atualizados para evitar erros e transtornos.

Além de fazer esse acompanhamento, também é importante envolver toda a equipe no objetivo de reduzir os gastos. Afinal, é fisicamente impossível para você conferir todos os processos e verificar as formas de reduzir desperdícios ou otimizar processos. É claro que você terá uma visão geral essencial para alcançar essa meta, mas é preciso ter olhos atentos em todas as tarefas.

Nesse sentido, fazer reuniões com os colaboradores, explicar a importância da otimização de custos e despesas para empresa e até mesmo oferecer recompensas caso o negócio atinja as metas definidas são práticas que ajudam a motivar a equipe para conquistar esse objetivo. Assim, você ganha o apoio fundamental de quem conhece as operações tão bem quanto você.

Um ponto importante é que você não precisa gastar para premiar o engajamento. É possível usar a criatividade e oferecer prêmios que não representem gastos ou que sejam simbólicos. Algumas ideias são ofertar um dia de folga, um café para a equipe, um rodízio de pizza ou um ingresso de cinema. São ações que custam pouco, mas produzem o efeito de valorizar quem está ativamente trabalhando pelo bem do seu negócio.

Como a tecnologia pode ajudar a reduzir custos e despesas

Como vimos, um dos pilares para fazer uma gestão de custos eficiente é registrar todos os gastos da empresa constantemente. No entanto, é preciso ter cuidado nesse processo para que o tiro não saia pela culatra. De nada adianta deixar os apontamentos desatualizados ou, ainda, identificar os custos e despesas com datas ou valores errados. Isso vai prejudicar o seu negócio em vez de ajudá-lo.

É por esse motivo que a tecnologia é uma importante aliada da gestão de custos. Um exemplo disso é o software ERP, um sistema de gestão integrada que concentra todas as informações da empresa em um mesmo local, deixando os dados organizados, facilitando a análise e possibilitando a emissão de relatórios personalizados conforme a sua necessidade.

Com ele, você não precisa registrar cada custo ou despesa do negócio, por exemplo. Baseado nos dados das notas fiscais emitidas e recebidas, ele automatiza esse apontamento no módulo financeiro e torna muito mais prática a consulta e a verificação dessas informações. Dessa forma, você ganha ainda mais facilidade na tarefa de cortar os gastos na sua empresa com eficiência!

Que tal saber mais sobre essa solução? Acesse o nosso site ou entre em contato com a nossa equipe para entender melhor como um ERP pode ajudar o seu empreendimento. E se ainda restou alguma dúvida sobre como cortar custos e despesas, deixe seu comentário aqui embaixo. Nós estamos à disposição para ajudar!