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Como integrar as rotinas das filiais aos processos da matriz da minha empresa?

Mesmo vivendo em uma era em que a internet está amplamente presente no cotidiano das pessoas e organizações, alguns gestores ainda precisam superar o desafio da distância física entre a matriz das empresas e das filiais.

Porém, quando as filiais conseguem operar como se estivessem dentro da sede do negócio, os produtos e serviços podem ser entregues com a qualidade esperada pelos clientes e os públicos de interesse percebem uma marca muito mais forte e unificada. Saiba como integrar as rotinas das filiais aos processos da matriz da minha empresa para garantir o sucesso do seu negócio:

Formalize os processos

Antes de começar um projeto de integração é preciso colocar os processos da empresa em ordem, mapeando os principais e os secundários, removendo possíveis gargalos e identificando as pessoas responsáveis por cada um deles.

Além disso, é preciso preparar instruções de trabalho claras e precisas, assim como normas que se apliquem a todas as equipes. Esse esforço inicial garantirá que a integração com as filiais ocorra em um ambiente já organizado e preparado para a entrada de novas informações.

Unifique a TI

Empresas que possuem filiais podem passar por dificuldades quando têm um processo de tecnologia da informação ineficiente. Por isso, adotar softwares e hardwares similares em todas as unidades do negócio é a ação ideal para evitar problemas – como custos de manutenção elevados, incompatibilidade de sistemas, problemas de desempenho na rede, entre outros.

Lembre-se de que, por não terem uma equipe própria de TI, as filiais precisam de atenção para que os problemas sejam solucionados rapidamente e não impactem o negócio.

Capriche no sistema de gestão

Além dos softwares usados no dia a dia, é fundamental que a empresa conte com um sistema integrado de gestão, que seja capaz de unificar os escritórios remotos à matriz, independentemente do quão grande seja a empresa ou de quantas filiais possua.

Cabe dizer também que um software completo permite que as informações inseridas e consultadas em todas as unidades sejam atualizadas e confiáveis, minimizando erros que podem prejudicar o processo decisório em diferentes níveis.

O uso de um sistema de gestão também é indispensável para mapear e gerenciar os processos, os níveis de estoque, o fluxo de caixa e os controles financeiros em unidades que estão distantes fisicamente.

Estimule a colaboração

Não se esqueça que uma parte fundamental da integração das filiais é a comunicação entre as pessoas responsáveis pelos processos.

Para isso, disponibilize ferramentas adequadas para que os funcionários conversem entre si ou realizem reuniões virtualmente, como chats, tele e videoconferências, fóruns, e-mails, entre outros.

Não se esqueça da comunicação interna

Um importante passo para as empresas que precisam integrar suas filiais à matriz é o processo de comunicação. Afinal, além de padronizar processos, os empresários não podem se esquecer de que as pessoas possuem particularidades em função da região em que estão presentes.

Internamente, é preciso certificar-se de que os funcionários conhecem e praticam missão, a visão e os valores da organização. Além disso, devem se preocupar com a imagem passada pela empresa em cada uma das tarefas que executam.

Externamente, é preciso que a empresa faça uma imersão na cultura local para saber como as pessoas pensam e agem, o que permitirá o desenvolvimento de ações de marketing e comunicação mais voltadas à realidade dos seus públicos de interesse.

Tudo isso terá influência direta sobre a forma como as pessoas trabalham no dia a dia e a experiência obtida pelos consumidores durante a compra.

Se você ainda tem dúvidas quanto à importância da integração entre as unidades e a matriz – além da forma ideal de fazê-lo – entre em contato com a gente e lhe ajudaremos.

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