Gestão Empresarial

Conheça a importância de um software para gerir a documentação da sua empresa

Demonstrações contábeis e financeiras, documentações trabalhistas, relatórios mensais. Não é preciso continuar essa lista para ilustrar o tamanho do acervo de documentos gerados por uma empresa no seu dia a dia, certo? A grande questão é que todas essas informações têm valor estratégico para o empreendimento, isso quando não são necessárias para que a gestão preste contas aos órgãos governamentais, principalmente o fisco. Cabe dizer que, se o empresário não organizar a documentação ou tiver dificuldades para ter acessos às informações, certamente enfrentará dificuldades.

A grande notícia é que, felizmente, a tecnologia está do lado das empresas. São inúmeros os softwares e aplicativos disponíveis no mercado para facilitar a gestão de um empreendimento. Dentre os mais importantes estão aqueles voltados para a gestão de documentos. Hoje, a digitalização substitui com eficácia os velhos armários e as pastas lotadas de papel. Em alguns casos, inclusive, a prestação de contas com órgãos governamentais está sendo feita de forma digital, agilizando totalmente os processos. Nesse post, abordaremos as principais vantagens de um software de gestão de documentos na sua empresa. Confira!

Digitalização do fisco

Não há mais como justificar um acumulo de pastas e armários, que apenas dificultam o acesso aos documentos, quando os próprios governos (federal, estadual e municipal) já estão se adaptando às novas tecnologias. Além de processos de emissão de notas fiscais eletrônicas, através de um software é possível prestar contas e fazer todos os registros contábeis e fiscais da empresa por meio dos SPEDs.

Essa é uma forma de otimizar a entrega desses documentos para o fisco, sem contar o fato de que as operações costumam ser mais rápidas se forem efetuadas eletronicamente.

Processo de decisão agilizado

Para um empreendedor tomar decisões de forma mais precisa e rápida é preciso ter acesso a todos os arquivos da empresa. Quando os documentos são digitalizados, o gestor poderá fazer essa operação em questão de minutos, mas não podemos dizer o mesmo dos empresários que ainda se utilizam dos documentos em papel. Vale lembrar que a tecnologia já está presente em diversas outras empresas e não se utilizar dela significa ter uma desvantagem competitiva significativa.

Segurança dos arquivos

Atualmente, existem processos que permitem autenticar documentos digitalmente. Sabemos que perder um documento físico pode representar um grande prejuízo para o negócio. Isso sem contar o fato de que, caso haja uma eventual fiscalização, o empresário pode se comprometer.

É fundamental que esses registros fiquem resguardados em ambientes seguros. A armazenagem digital, hoje, pode ser feita na nuvem, o que permite o acesso em qualquer lugar, a qualquer momento, diminuindo bastante as chances de eventuais perdas.

Profissionalização acima de tudo

Por fim, vale destacar que a profissionalização é um elemento-chave para que uma empresa sobreviva no mercado. Por esse motivo, o empreendedor deve sempre procurar implementar as melhores práticas disponíveis para que o seu negócio se destaque dos demais. Contar com empresas terceirizadas para ajudar nesse caminho pode ser um excelente negócio.

Dúvidas?  Deixe seu comentário abaixo que vamos te ajudar.

Veja também:

Você já faz uso da tecnologia no seu negócio? Aproveite as dicas deste post e confira também o nosso material de escolha do software ideal, para lhe ajudar a optar por um sistema completo, que cumpra com as demandas existentes no seu negócio:

Guia para escolha do sistema de gestão ideal

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Diagnóstico GED

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