Independentemente do porte ou segmento, em algum momento sua empresa vai precisar comprar determinado tipo de material, seja para os processos administrativos, seja para os produtivos. Porém, gastos indiscriminados com esses produtos podem gerar uma grande dor de cabeça para o fechamento das contas e para as finanças. Por isso, fazer o controle da compra de materiais é uma atividade essencial para o funcionamento correto do negócio.  

Claro que não estamos falando em comprar menos itens do que o necessário ou materiais de baixa qualidade. O que queremos dizer é que é necessário ficar atento às quantidades para que sejam suficientes para atender à demanda da sua empresa. Por exemplo, se você produz peças de alumínio e gasta três toneladas de matéria-prima por mês, não vai estocar quatro toneladas, certo? No máximo, ter uma pequena reserva para repor no caso de peças fora do padrão.

O mesmo acontece com os materiais para escritório. Se na sua empresa raramente são usados envelopes para documentos, é desnecessário manter esse item na lista de reposição permanente. Enfim, fazer o controle da compra de materiais está diretamente ligado às necessidades da empresa, mas sabemos que ainda há dúvidas sobre a melhor forma de desenvolver essa atividade.

Então, para ajudá-lo com esse desafio, elencamos neste texto algumas dicas sobre como fazer as compras da forma correta, reduzindo custos e aproveitando todos os recursos disponíveis da melhor maneira possível. Vamos lá?

Como fazer o controle da compra de materiais

Para começar, é preciso entender a importância do almoxarifado para o funcionamento da sua empresa, pois é nele que são guardados os materiais que irão abastecer as diversas áreas, desde a produção até a parte administrativa. Se por algum motivo o responsável por esse setor não cumprir com suas obrigações, toda a produtividade do negócio pode ser afetada.

Vamos imaginar uma indústria na qual é obrigatório o uso de um determinado equipamento de proteção individual (EPI) diariamente, mas em um descuido, o gerente de operações não fez o pedido de reposição do material. Resultado: operação paralisada enquanto o equipamento não chega. E o mesmo vale para matéria-prima, peças de reposição, embalagens para a logística, entre outros itens.

Porém, não se engane! Se a falta é prejudicial, o excesso também é. Qualquer produto adquirido em exagero acaba gerando desperdício de espaço e dinheiro. No caso do espaço, fica ainda mais prejudicial quando é necessário ampliar os locais de armazenamento, o que fica mais caro e acarreta em despesas extras.

Diante disso, você pode perguntar: então, como manter o equilíbrio e fazer um controle eficiente dos materiais? A resposta não é tão difícil. Primeiro, é preciso ter um responsável pelo setor, que esteja atento a todas as movimentações. Depois, é necessário criar mecanismos para que todas as áreas da empresa se comuniquem de maneira clara e objetiva para que cada uma saiba o que a outra precisa.

Assim, o responsável pelo setor de compras deve dialogar frequentemente com os gestores das demais áreas para compreender quais são as demandas de cada uma delas. Dessa forma, as compras podem ser feitas com mais assertividade, evitando desperdícios e garantindo a produtividade e a lucratividade da empresa.

Faça sempre uma análise dos preços

Outra função do responsável pelas compras é a análise dos preços ou, seja, ele precisa fazer as cotações. Dificilmente as empresas abastecem seus estoques com a primeira mercadoria que encontram. Antes de qualquer aquisição, elas buscam pelo melhor custo-benefício, que significa que querem comprar produtos melhores pelos menores preços.

Isso é importante porque o valor pago nesses materiais causa um impacto direto no custo de produção, que, por sua vez, influencia o preço do produto oferecido pela sua empresa e, consequentemente, a atratividade dele para os clientes. Aqui, destacamos principalmente o preço da matéria-prima, pois é o que mais afeta no valor final. Por isso, antes de qualquer compra, busque por diferentes fornecedores e peça vários orçamentos até que encontre o que seja mais vantajoso para o seu negócio.

Fique atento ao armazenamento

Falamos um pouco antes sobre espaço para guardar as mercadorias. Esse tema é essencial quando tratamos do controle da compra de materiais porque somente mantendo todos os produtos da sua empresa organizados, contados e catalogados você vai saber o que precisa ou não adquirir. Vamos supor que no levantamento mensal feito no almoxarifado foi constatado que nos últimos seis meses sobraram, por mês, cinco resmas de papel usadas pela gerência administrativa.  

Então, da próxima vez que o gerente administrativo solicitar as 30 resmas de papel mensais, você vai saber que é um valor excessivo e poderá adequar a quantidade à necessidade. Fazendo isso, você economiza nas compras e evita material parado em estoque, o que, de certa forma, é como ter dinheiro parado.

Invista em soluções tecnológicas para fazer o controle da compra de materiais

Manter um rígido controle da compra de materiais é essencial para evitar despesas extras, assim como para garantir a produtividade e a lucratividade do negócio. Por isso, além de seguir as orientações que sugerimos até aqui, também indicamos que você invista em soluções que possam automatizar os processos e otimizar o tempo gasto nessa atividade. Afinal, estará lidando com um grande número de dados que precisam ser registrados de maneira correta para oferecerem informações consistentes para a tomada de decisão.

Uma dessas soluções é o ERP Radar Empresarial, que oferecemos aqui na Brasão Sistemas. O software conta com ferramentas que integram os processos de controle e gestão de estoque e compras. Falando especificamente do controle de materiais, ele permite fazer o controle de cotações por produtos e fornecedores, a conciliação entre pedidos de compra e recebimento de mercadorias, o controle da localização física dos materiais, entre outras facilidades.

E então, que tal investir no melhor controle da compra de materiais? Não perca mais tempo. Visite nosso site ou entre em contato com nossa equipe e descubra a melhor solução para fazer o controle da compra de materiais no seu negócio!