Entidades do terceiro setor desempenham um papel fundamental na promoção do bem-estar social, atendendo às necessidades da comunidade em diversas áreas, como saúde, educação e meio ambiente. Porém, para que elas de fato possam cumprir sua missão de maneira eficiente e sustentável, é essencial que façam um bom controle orçamentário no terceiro setor.

Nós já falamos aqui no blog sobre o uso da tecnologia para a captação de recursos e também mostramos por que é preciso falar da governança em organizações deste segmento. Agora, com base em tudo isso, neste artigo vamos explorar a importância do controle orçamentário e indicar como fazê-lo, além de explicar como a tecnologia é capaz de auxiliar nesse processo. Acompanhe!

A importância do controle orçamentário de projetos no terceiro setor

Fazer um bom controle orçamentário de projetos no terceiro setor é primordial por diversos motivos. Primeiramente, porque permite uma gestão financeira eficiente, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma adequada e que os objetivos propostos sejam alcançados. O terceiro setor depende, em grande parte, de recursos provenientes de doações, parcerias e convênios, sendo imprescindível a prestação de contas e a transparência na aplicação desses valores.

Além disso, um controle orçamentário bem executado possibilita a identificação de desvios e a adoção de medidas corretivas a tempo, minimizando prejuízos financeiros e maximizando os resultados dos projetos. Também contribui para a criação de uma cultura de responsabilidade e sustentabilidade financeira, que é vital para a continuidade das atividades dessas instituições.

O que considerar ao definir o orçamento das entidades do terceiro setor

Ao definir o orçamento das entidades, é importante considerar alguns aspectos específicos desse setor. Inicialmente, é necessário avaliar a viabilidade financeira dos projetos, levando em conta as fontes de recursos disponíveis e os custos envolvidos. Isso inclui a análise de possíveis parcerias, convênios e captações por meio de campanhas de financiamento coletivo (crowdfunding) ou eventos beneficentes.

Também é fundamental considerar a estabilidade e a previsibilidade das receitas, uma vez que muitas entidades do terceiro setor dependem de recursos que podem variar ao longo do tempo. Dessa forma, é importante realizar projeções financeiras realistas, levando em conta a sazonalidade das doações e eventuais oscilações econômicas.

É preciso ainda definir prioridades e estabelecer metas claras, alinhadas com a missão da entidade. Isso permitirá uma alocação adequada dos recursos, direcionando-os para as áreas mais importantes e impactantes. Sem esquecer, claro, de separar a parte administrativa, especialmente se houver funcionários que recebem salário.

Como fazer o controle orçamentário no terceiro setor

Para começar, é necessário acompanhar de perto as receitas e as despesas, registrando todas as transações financeiras e mantendo uma visão clara do fluxo de caixa. Nesse sentido, é importante categorizar as despesas de acordo com as áreas de atuação da entidade, permitindo uma análise mais detalhada dos gastos e a identificação de oportunidades de redução de custos.

Outra prática relevante é a elaboração de relatórios financeiros regulares, como balancetes e demonstrativos de resultados. Esses relatórios fornecem dados precisos sobre a situação financeira da instituição, permitindo uma análise comparativa entre o orçamento planejado e o realizado, bem como a identificação de possíveis desvios e a adoção de medidas corretivas.

Para ficar mais claro, vamos a um passo a passo para realizar o controle orçamentário no terceiro setor:

1 – Planejamento estratégico

Faça um planejamento estratégico detalhado, estabelecendo metas claras e realistas para os projetos. Também identifique objetivos, atividades, prazos e recursos necessários para alcançar essas metas. E avalie os riscos potenciais, identificando medidas para mitigá-los.

2 – Definição do orçamento

Analise as necessidades específicas dos projetos, levando em consideração os recursos humanos, materiais e financeiros necessários. Considere os custos diretos, como salários e aluguel, e indiretos, como administração e gestão. Estime os custos com base em orçamentos anteriores, pesquisas de mercado e consulta a fornecedores.

3 – Acompanhamento financeiro

Estabeleça um sistema de controle financeiro para registrar todas as receitas e despesas relacionadas aos projetos. Mantenha uma contabilidade organizada, registrando todas as transações de forma clara e detalhada. Compare regularmente o orçamento planejado com os gastos reais, identificando variações e tomando ações corretivas, se necessário.

4 – Elaboração de relatórios financeiros

Prepare relatórios financeiros periódicos, como balanços, demonstrativos de resultados e fluxo de caixa. Analise os dados para avaliar o desempenho financeiro dos projetos, verificando possíveis desvios em relação ao orçamento planejado. Utilize os relatórios para fornecer informações precisas e transparentes aos doadores, parceiros e demais partes interessadas.

5 – Revisão e ajustes

Realize revisões regulares do orçamento, considerando mudanças nas necessidades dos projetos e eventuais imprevistos. Faça ajustes no orçamento quando necessário, realocando recursos para maximizar a eficiência e garantir o cumprimento das metas.

Como a tecnologia pode apoiar essas atividades

Usar planilhas para fazer o controle orçamentário até funciona, porém, pode ser bastante desgastante e complicado, principalmente neste cenário em que é fundamental que os financiadores consigam acompanhar o uso dos recursos bem de perto. O ideal mesmo é contar com uma solução de gestão com funcionalidades específicas para as organizações do terceiro setor, como o ERP WK Radar.

Por meio desse sistema, as informações são geradas de forma rápida e confiável, o que é essencial para a manutenção e a captação de recursos junto aos parceiros. Especificamente em relação ao controle orçamentário, a solução tem um diferencial que permite, com clareza e transparência, acompanhar os gastos orçados e realizados por projeto ou financiador para tomadas de decisões, remanejamento de recursos, conferência de dados, prestações de contas junto aos financiadores dos projetos, entre outras ações.

Quer dizer, mesmo que não visem ao lucro, é essencial que entidades do terceiro setor assumam uma atuação cada vez mais profissional, com o uso da tecnologia, para atrair financiadores e pessoas capacitadas a oferecerem os melhores serviços em suas áreas de atuação.

E então, que tal aproveitar o potencial do ERP WK Radar para garantir um bom controle orçamentário dos seus projetos? Lembre-se que, como comentamos, trabalhar de maneira profissional torna tudo mais eficiente, principalmente quando o assunto é a correta prestação de contas. Fale com nossos especialistas e confira todos os benefícios que a solução pode oferecer à sua organização!