Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), empresas que utilizam o Ciclo BPM conseguem reduzir até 30% dos custos operacionais, organizando e otimizando suas operações de forma estratégica. Essa abordagem já transformou negócios em setores críticos como o elétrico, onde confiabilidade e precisão são indispensáveis.

Com o Ciclo BPM, é possível planejar, executar e monitorar processos de maneira contínua, identificando falhas, melhorando a eficiência e aumentando a produtividade. Neste blogpost, você conhecerá as etapas principais desse ciclo e descobrirá como aplicá-las para enfrentar desafios operacionais e alcançar resultados consistentes. Vamos começar?

Entendendo o que é ciclo BPM

BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, em português, é uma forma de organizar e melhorar como uma empresa trabalha. Em vez de apenas usar ferramentas ou sistemas, o BPM ajuda empresas a serem mais eficientes e resolverem problemas. 

O ciclo BPM é uma parte importante disso, pois organiza como você pode planejar, executar e melhorar os processos de trabalho. É muito útil em áreas como o setor elétrico, onde é preciso manter o fornecimento contínuo de energia, evitar falhas que possam gerar prejuízos e manter a segurança das operações.

Por exemplo, uma empresa de energia pode usar o ciclo BPM para mapear, monitorar e automatizar processos críticos, como inspeções e manutenções preventivas, reduzindo falhas na distribuição e certificando um serviço mais eficiente.

Conhecendo as 6 fases do ciclo BPM

O ciclo BPM tem seis etapas principais. Elas trabalham juntas para organizar, controlar e melhorar continuamente os processos, obtendo resultados mais eficientes e alinhados aos objetivos do negócio. Saiba mais sobre cada uma.

1. Planejamento

Nessa etapa, decida o que você quer melhorar. Pense nos objetivos da empresa e onde você quer chegar. Por exemplo, uma distribuidora de energia quer reduzir o tempo que leva para consertar falhas em grandes cidades. O objetivo é cortar esse tempo em 20%.

2. Modelagem

Aqui você desenha como o processo atual funciona. Ou seja, mapeie cada passo, quem faz o quê e onde podem acontecer problemas. Por exemplo: você desenha todo o processo para reparar falhas, desde o momento em que a falha é detectada até quando o problema é resolvido.

3. Simulação

Antes de colocar em prática, você cria simulações para entender como o processo funciona e prever erros, evitando que eles virem grandes problemas. 

Ferramentas como Bizagi Modeler ou Camunda podem ser usadas para criar simulações precisas que analisam como diferentes condições afetam o fluxo do processo. Essas simulações também ajudam a visualizar pontos críticos e testar ajustes sem interrupções reais nas operações.

Por exemplo, é possível testar um novo sistema que promete reduzir o tempo de resposta. Você descobre que pode ser mais rápido, mas precisa de ajustes para funcionar melhor.

4. Execução

Agora é hora de colocar em prática o que foi planejado e testado. Essa fase pode incluir treinamentos e usar novas ferramentas. Assim, se a empresa instala um sistema que organiza chamados de emergência com base na gravidade dos problemas, é preciso treinar a equipe para usá-lo.

5. Monitoramento

Depois de implementar, é preciso acompanhar como o processo está funcionando. Use indicadores para medir o desempenho, como tempo de resposta a falhas, taxa de conclusão de processos dentro do prazo, custo operacional por atividade e o nível de satisfação dos clientes.

6. Melhoria

Com base nos resultados, você faz ajustes para melhorar ainda mais. Essa é uma fase contínua, onde você sempre encontra novas formas de ser eficiente. Sendo assim, se você percebe que muitos problemas acontecem em transformadores antigos, tem a possibilidade de substituir esses equipamentos.

Aprendendo outras fases adicionais do Ciclo BPM

Embora as seis etapas principais do ciclo BPM sejam suficientes para trazer melhorias significativas, existem outras fases complementares que ajudam a aprofundar e refinar ainda mais a gestão de processos. Vamos aprender mais sobre elas.

Mapeamento de processos

Documente como as coisas realmente funcionam na sua empresa. Para isso, é preciso mapear atividades, identificar responsáveis e entender os tempos envolvidos, criando uma base sólida para melhorar os processos.

Uma boa dica é envolver as equipes diretamente ligadas ao processo para assegurar que os detalhes capturados sejam precisos e completos.

Análise de processos

Você avalia quais partes do processo realmente contribuem para o resultado e identifica etapas que podem ser eliminadas, simplificadas ou ajustadas para aumentar a eficiência. Priorize os pontos de maior impacto no desempenho geral, como gargalos que afetam prazos ou custos, antes de partir para ajustes menores.

Automação de processos

Usar tecnologia para automatizar tarefas repetitivas, como o envio de notificações ou geração de relatórios, acelera o trabalho e minimiza falhas humanas. No setor elétrico, sensores podem detectar falhas e automaticamente abrir ordens de serviço.

Padronização

Padronizar significa criar um conjunto fixo de regras e práticas para os processos serem executados de forma consistente, reduzindo erros e mantendo um padrão de qualidade elevado. Desenvolva manuais ou checklists que sirvam como guias rápidos para as equipes.

Arquitetura e desenho

Você precisa criar um modelo visual de como os processos se conectam, garantindo que todas as etapas funcionem de forma integrada e alinhada aos objetivos da empresa. NO BPM da Brasão, por exemplo, todos os processos podem ser visualizados no modelo Kanban, trazendo clareza para todo o fluxo de trabalho.

Transformação

Essa fase é para grandes mudanças que podem trazer inovações tecnológicas ou adaptar a empresa a novas necessidades do mercado.

Aprofundando o assunto: como usar o Ciclo BPM para empresas no setor elétrico

O setor elétrico tem oportunidades, mas também tem desafios, como garantir energia sem interrupções, seguir regulações rigorosas e ser mais eficiente. O ciclo BPM pode ajudar de várias maneiras a manter esses pontos estáveis:

• Perdas na distribuição de energia: Muitas empresas perdem energia durante a distribuição, seja por falhas técnicas ou problemas como furtos. Com BPM, é possível mapear e monitorar melhor esses processos ao criar um fluxo de inspeções em campo para identificar e corrigir problemas mais rápido que em um processo manual.
• Atendimento ao cliente: Com ferramentas como o Brasão BPM, você pode organizar os chamados de atendimento e resolver problemas com agilidade. Fica mais fácil centralizar todas as informações sobre falhas e criar um sistema que avise os clientes sobre o status do conserto.
• Monitoramento em tempo real: Medidores inteligentes enviam dados para o sistema, onde as equipes identificam quedas de tensão e priorizam manutenções, resolvendo problemas com mais agilidade e evitando falhas no fornecimento.

Faça mais com o BPM da Brasão!

Implementar o Ciclo BPM é uma escolha estratégica que contribui para se destacar no mercado. Com ele, há mais rendimento operacional, menos custos e entrega de resultados mais consistentes, especialmente em setores onde cada detalhe conta, como o elétrico.

Conheça o BPM da Brasão Sistemas para organizar seus processos e trazer agilidade. Com uma interface intuitiva e ferramentas completas para planejamento, monitoramento e automação, você tem tudo o que precisa. Entre em contato para solicitar uma demonstração gratuita.