Como está o monitoramento dos contratos firmados pela sua empresa de prestação de serviços? Eles são revisados periodicamente ou acabam no fundo da gaveta sem nenhum acompanhamento? Se você respondeu fundo da gaveta, saiba que manter o controle sobre esses documentos pode melhorar os resultados do seu negócio de forma significativa. Para isso, basta colocar em prática a gestão de contratos.

Todo administrador sabe que contar com informações qualificadas é essencial para tomar boas decisões para o futuro da empresa. Por isso, cada vez mais gestores têm usado técnicas e ferramentas para obter dados e relatórios estratégicos sobre a própria organização e também em relação ao mercado e a concorrência. Mas como os contratos entram nessa conta?

Bom, a partir de uma gestão de contratos eficiente, isto é, do controle das informações que fazem parte desses documentos, é possível reduzir custos, aumentar a lucratividade, garantir a segurança jurídica e evitar conflitos com clientes. E é justamente pela importância desse gerenciamento e pelos benefícios que ele pode trazer à sua empresa prestadora de serviços que elaboramos esse artigo.

A importância da gestão de contratos

Para ficar mais fácil de entender a importância da gestão de contratos para uma empresa, vamos pensar em situações práticas. Um escritório de contabilidade contratou um gestor de contratos para organizar essa área, pois percebeu que precisava dar mais atenção a esses documentos ao constatar, por acaso, que estava trabalhando de graça para alguns clientes. Antes de ter mais prejuízo, o dono do negócio escolheu agir.

No primeiro arquivo analisado pelo gestor, o prazo do contrato já havia acabado há mais de cinco meses, no entanto, a contabilidade continuava prestando os mesmo serviços à contratante, já que não tinha controle sobre o documento. Já na segunda avaliação, o problema estava no preço cobrado pelo serviço: muito abaixo do praticado com outros clientes e também pelo mercado. Isso aconteceu porque a renovação ocorreu de forma automática, sem nenhuma revisão.

Em um terceiro contrato analisado, o profissional encontrou um erro bastante comum em empresas de vários segmentos, não só de contabilidade: a falta de uma descrição detalhada das obrigações da contratada. Sem isso, a contratante estava reivindicando um tipo de serviço que acreditava estar assegurado no contrato, mas que não havia sido disponibilizado. Aliás, o escritório nem tinha expertise em tal assunto.

Pelo nosso exemplo, já deu para perceber que a dor de cabeça pode ser grande quando não há uma gestão de contratos eficiente, não é mesmo? Por isso que ela é tão importante para as empresas prestadoras de serviços, o que fica mais claro ainda quando destacamos seus benefícios. Confira:

1 – Gestão centralizada

É natural que cada departamento da empresa fique responsável pela supervisão de seus contratos, certo? No entanto, essa descentralização não é a melhor alternativa, pois, dessa maneira, cada área é obrigada a cuidar de seus próprios documentos e, por vezes, não tem tempo hábil para monitorá-los com eficiência, o que pode gerar perda de produtividade nos setores e aumentar a possibilidade de falhas no acompanhamento. Por isso, o ideal é ter um setor ou uma pessoa responsável pela gestão de contratos, conforme a necessidade da empresa.

2 – Redução de custos

O monitoramento constante dos contratos favorece a redução de custos, pois é possível analisar se a empresa contratante está pagando o valor correto pelos serviços prestados. Além disso, com o acompanhamento, a empresa prestadora de serviços tem mais controle sobre os prazos e obrigações, sem ter que se preocupar com multas pelo descumprimento de algum item. No fim do contrato, a revisão do documento ainda permite verificar se é viável financeiramente continuar com a prestação de serviços nos termos originais ou se há necessidade de alterar os valores.

3 – Segurança jurídica

A gestão de contratos garante a segurança jurídica em qualquer etapa do contrato. Na fase de acordo, por exemplo, um bom gestor de contratos deve se certificar de que todos os direitos, obrigações, aspectos técnicos e jurídicos estão descritos detalhadamente no documento, evitando, assim, conflitos futuros entre as partes. Durante a execução do contrato, por sua vez, uma gestão eficiente possibilita a elaboração de aditivos, quando necessário, sem causar perdas à contratante ou à contratada. Por último, quando o prazo do contrato se encerra, o gestor revisa a execução do contrato e previne a cobrança de pendências.

4 – Otimização dos processos

Quando há controle sobre os contratos, também é mais fácil identificar quais produtos, processos e pessoas são necessários para a prestação de cada serviço. Essas informações podem otimizar a gestão em todos os processos e setores da empresa.

Em resumo, a gestão de contratos não só facilita o controle sobre esse tipo de documento, como também possibilita a melhoria contínua em outros setores e processos da empresa. Diante de tudo isso, é interessante pensar na implantação desse tipo de prática na sua empresa, não é mesmo? Veja como na sequência.

Como fazer a gestão de contratos na sua prestadora de serviços

Há várias fases que compreendem a gestão de contratos em uma empresa prestadora de serviços. O ideal é acompanhar esses documentos antes mesmo de serem assinados e, a partir daí, continuar sua revisão de forma constante durante sua execução, inclusive, após o término do acordo. Confira as etapas:

• Fase pré-contratual: É nesta etapa que ocorrem as tratativas iniciais e as partes abordam o que esperam uma da outra caso um acordo seja celebrado. Também é neste processo que contratante e contratada abordam exigências administrativas, como a apresentação de documentos. Ao fim desta etapa, é criada uma minuta de contrato, documento que serve de base para a formulação da versão definitiva.
• Fase contratual: Com a minuta de contrato em mãos, as duas partes discutem cada cláusula do documento. Aqui, é comum que haja mudanças em relação ao que foi estipulado na minuta. Esta etapa é fundamental e requer muita atenção e cuidado, pois todas as obrigações devem estar minuciosamente descritas no documento, a fim de evitar conflitos no futuro.
• Fase de pré-execução: Compreende três processos: técnico, financeiro e administrativo. A pré-execução técnica diz respeito à preparação para a prestação de serviços, o que pode incluir a contratação de profissionais, a compra de equipamentos e outros procedimentos com o objetivo de preparar a empresa para cumprir o contrato. Já a pré-execução financeira diz respeito ao recebimento dos valores estabelecidos em contrato, processo que exige atenção. A pré-execução administrativa, por sua vez, tem relação com a atuação do gestor de contratos, que deve arquivar todos os documentos relativos ao acordo de forma organizada.
• Fase de execução: É o período em que o serviço é executado pela contratante. Cabe ao gestor de contratos ficar atento à necessidade de aditivos, ao cumprimento do que foi acordado pelas partes e ao prazo de encerramento do documento.
• Fase de encerramento: Na última etapa, é necessário revisar o documento para analisar se há alguma pendência em relação ao seu cumprimento que possa ocasionar problemas no futuro. Além disso, nesta etapa o contrato é avaliado para verificar a possibilidade de renovação entre as partes.

Seguindo esses passos, é muito mais fácil assegurar que os contratos ofereçam segurança jurídica e contribuam, inclusive, para a redução de custos e aumento da lucratividade.

Conte com a Brasão para fazer uma gestão de contratos eficiente

Fazer o controle de todas essas informações exige organização. Por isso, independentemente do volume de contratos, contar apenas com ferramentas manuais para fazer o controle de tudo pode ser um problema e gerar muitos erros. Mas não se preocupe com isso, pois já existem soluções tecnológicas voltadas especificamente para gestão de contratos, como a o sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), oferecido pela Brasão Sistemas.

O GED da Brasão oferece diversas funcionalidades para você administrar, de forma automatizada, todos os contratos da sua empresa de serviços. Isso significa que, com o nosso sistema, é possível armazenar e administrar os documentos do seu negócio com muito mais agilidade e organização. Para saber mais sobre a nossa solução, entre em contato com a gente ou acesse nosso site. Se preferir, deixe um comentário no espaço abaixo para continuarmos a conversa.

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