Reduzir custos e manter a vantagem competitiva: para grande parte das indústrias no mercado, atender essas duas necessidades básicas faz parte da receita para o sucesso nos negócios. O problema é que qualquer análise um pouco mais profunda mostra que nenhuma dessas metas é tangível sem que a cotação de preços da empresa esteja sempre focada em encontrar o melhor custo-benefício, uma tarefa que exige cuidado, paciência e, é claro, tempo.

A boa notícia é que existem algumas maneiras de fazer tudo isso de forma mais simples, especialmente quando falamos de cotação de preços com fornecedores. Afinal, na mesma medida em que a sua empresa quer conseguir as melhores condições, o fornecedor também tem interesse em concretizar o maior número de vendas possível — de preferência conquistando o cliente durante o processo. Mas, quando essa hora chega, você sabe como negociar? Sua empresa é capaz de identificar condições especiais e acordos lucrativos?  

Não esqueça que saber como explorar a boa vontade dessa relação é uma tática simples, porém essencial para garantir a o sucesso tanto na cotação quanto na gestão de compras. Neste artigo, entenda a importância de conhecer as principais regras sobre cotação de preços com fornecedores e confira dicas para transformar essa prática em uma ferramenta para ajudar na manutenção da saúde financeira do seu negócio!

Como uma boa cotação de preços ajuda o negócio

A verdade é que, ao menos no papel, todas as empresas deveriam investir em uma cotação de preços cuidadosa e estratégica. Isso porque, sem ela, é quase impossível garantir que a sua empresa obtenha as melhores condições de negociação e de pagamento no mercado. Contudo, ainda existem empreendedores que têm dúvidas quanto à real necessidade de dedicar investimento e tempo nessa prática, que já é considerada uma ação estratégica em muitas corporações.

Até porque a cotação de preços nada mais é do que uma ferramenta muito eficiente na negociação de prazos, valores e formas de pagamento mais compatíveis com a realidade e com a necessidade da empresa naquele determinado momento, não é mesmo? E ninguém mais interessado em manter a saúde financeira em dia e evitar os gastos desnecessários e desperdícios do que um empreendedor!

Não esqueça que a boa escolha de prestadores de serviços impacta diretamente na qualidade de produtos e de processos internos, assim como na própria imagem da sua empresa perante seus clientes. Por isso, agilidade e organização são atributos que fazem a diferença para qualquer negócio, de qualquer ramo.

Isso sem mencionar que, ao trabalhar com cotações de preços realistas e que considerem os limites e as possibilidades do caixa, fica muito mais fácil garantir a sustentabilidade de uma empresa e a permanência da sua posição de mercado!

Confira 4 dicas para uma cotação de preços eficiente

A cotação de preços é, frequentemente, o primeiro passo para um novo contrato. Ela é a porta de entrada de um relacionamento que pode ser longo e proveitoso, mas que também pode ser uma fonte de dores de cabeça. Portanto, é preciso estar atento a esse processo, que vai muito além do preço.

Pensando nisso, separamos 4 dicas práticas para evitar erros e garantir o sucesso na hora de fazer a sua cotação. Confira:

1 – Estabeleça seus processos

Considerada a regra de ouro para a cotação de preços, a definição de processos padronizados deve ser o pontapé inicial para qualquer empresa. Vale “desenhar” um passo a passo detalhado para a solicitação de cotações e, é claro, garantir que todas as etapas sejam seguidas com precisão.

Essa prática vai garantir que você e sua equipe não deixem passar nenhum item importante ou pulem etapas fundamentais. Lembre-se de que, quanto mais definidos estiverem os seus processos, mais descentralizada estará a tomada de decisão.  

Isso porque, com processos bem alinhados e registrados, fazer a equalização do conhecimento também fica mais fácil. Se o gestor, por exemplo, é o responsável pelas compras e contratações, mas está ausente ou precisa delegar essa atividade, a padronização garantirá que outro colaborador possa realizar exatamente o esperado, sem deixar etapas importantes para trás e sem correr o risco de repetir erros que já foram solucionados em ocasiões anteriores.

2 – Seja preciso com os dados

Outro fator extremamente importante na hora de trabalhar com cotações é conhecer com precisão a demanda da sua empresa. Qual é, exatamente, o serviço ou produto que você precisa? No caso de um serviço, qual a duração necessária? No caso de produtos, quais as quantidades? Aqui, é importante detalhar ao máximo essas informações internamente para garantir que as cotações vão trazer o retorno exato do que você espera.

Do outro lado da mesa de negociações, não esqueça de detalhar também aos fornecedores, minuciosamente, o que você necessita. No caso de itens complexos, faça a descrição de cada detalhe ou variação, medidas, peso, tamanho ou forma. O que você coletar em seu detalhamento interno precisa ser repassado aos fornecedores. Dessa forma, você minimiza a possibilidade de eles enviarem cotações que não atendem às suas necessidades.

3 – Planeje e negocie as suas cotações

Trabalhar com o suporte de um bom planejamento de compras também é indispensável e, por isso, é importante que o empreendedor não esqueça de estabelecer um calendário de cotações. Dessa forma, elimina-se o risco de iniciar o processo com atraso — quando a contratação já se tornou urgente, não é raro que medidas emergenciais precisem ser adotadas, geralmente comprometendo a qualidade das compras. E é claro que, nesse mesmo contexto, nunca é demais lembrar ao gestor a necessidade de estar preparado para negociar.

Não se engane: barganhar é normal em qualquer relação comercial, pois todo mundo quer obter as melhores condições. Ao receber suas cotações e escolher aquela que mais atende às suas escolhas, não exite em pedir descontos e comparar condições. Lembre-se de nunca aceitar o primeiro preço oferecido!

4 – Use um software de gestão

Um sistema de gestão empresarial que centralize todas as informações também pode ser bastante útil no processo de compras. Afinal, com ele é possível registrar inúmeras variáveis, que vão desde o preço até as formas de pagamento, passando por cumprimento de prazos e pela qualidade dos itens adquiridos. Assim, a escolha do fornecedor ganha agilidade.

Lembre-se de que escolher o fornecedor ideal vai muito além da busca por uma lista de preços! Essa decisão deve depender de uma grande variedade de fatores, que incluem a qualidade e a confiabilidade. A importância de cada fator é definida a partir das prioridades e das estratégias do negócio.

Por isso, se você quer levar a tecnologia para a sua gestão e organizar as suas cotações de forma definitiva, deixando os processos mais eficientes e potencializando os resultados, que tal apostar em um sistema ERP? Aqui na Brasão, oferecemos o ERP Radar Empresarial, solução da WK Sistemas totalmente adaptável à realidade do seu negócio e capaz de integrar todos os seus processos em um só lugar!

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