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Saiba como o KPI pode melhorar o desempenho da sua empresa

Gestão Empresarial 17.01.2018 5 minutos de leitura Voltar

KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, em tradução livre, Indicador-chave de Desempenho. Trata-se de um conceito que auxilia os gestores na tomada de decisões com base em informações que indiquem a evolução dos objetivos traçados. Explicando melhor, significa basicamente traçar objetivos, escolher indicadores que mensurem a realização dessas metas e, por fim, verificar, com base nesses números, se elas estão sendo cumpridas.

Parece complexo, porém, a verdade é que o termo apenas dá nome a uma prática que faz parte do dia a dia de qualquer empresa. É só pensarmos: qual empresário não verifica o faturamento do seu negócio? O KPI, mais completo e preciso, serve não só para verificar o faturamento, mas também ajuda a entender o lucro a partir do que foi definido para se alcançar. Quer dizer, o faturamento é um dado que se usa para conhecer o lucro.

Então, imaginemos um objetivo: a intenção da sua empresa é ter uma lucratividade 10% maior em relação ao período anterior. A partir de um determinado indicador será verificado se esta meta está sendo atingida. Claro, este é um exemplo bem abrangente. O ideal é que não se defina apenas quanto se pretende crescer e lucrar, mas também que se atente a outros dados ― como produtividade, qualidade e capacidade ― que, juntos, vão fazer a diferença nos resultados.

KPIs: conheça os principais e para que servem

Vamos falar agora dos KPIs a serem observados para fazer uma gestão qualificada da sua empresa. É com base nesses indicadores que se poderá verificar o cumprimento das metas traçadas em cada aspecto do seu negócio para a tomada de decisões.

O gestor pode escolher qual indicador quer usar e a quantos deles quer recorrer simultaneamente. Eles podem ser de qualquer atividade, desde que possam ser visualizados numericamente e sejam rastreáveis e úteis ao acompanhamento dos processos. Quer dizer, não adianta você buscar indicadores do estoque de matéria-prima para entender a evolução das vendas porque um não é útil para entender o outro. É preciso ter uma relação direta entre os números e o que você quer visualizar.

Mas vamos compreender melhor conhecendo alguns KPIs:

Indicadores de produtividade: Aqui, é possível calcular o quanto se está produzindo com base na hora/colaborador ou hora/máquina, dependendo do setor em que você atua e da área da sua empresa que se pretende verificar. Com isso, será possível enxergar o uso dos recursos da empresa a partir da avaliação das entregas dos pedidos. Por exemplo: se a equipe do primeiro turno produz 100 peças/dia e a equipe do segundo entrega 120/dia, então a segunda está sendo mais produtiva que a primeira.

Indicadores de qualidade: Está bem associado ao de produtividade porque ajuda a compreender em quais circunstâncias se está produzindo. Ou seja, não adianta ter um bom número produtivo se o nível de não-conformidades é elevado. Assim, o indicador de qualidade pode ser medido fazendo relação da quantidade fabricada versus o número de produtos finalizados com avarias.

Indicadores de capacidade: É a relação entre o quanto se pode produzir e o tempo para que isso ocorra. Portanto, é utilizado para calcular, por exemplo, a capacidade de veículos que uma montadora consegue produzir em um mês ou a capacidade que uma máquina tem de embalar os produtos em uma hora.

Indicadores de lucratividade: Aqui o resultado é percentual. Portanto, seguindo o exemplo do início do texto, é saber mais do que apenas o quanto se faturou. Então, se a sua empresa faturou R$ 200 mil com a venda de produtos e verificou um saldo líquido de R$ 20 mil, o lucro foi de 10%.

Indicadores de rentabilidade: Mais do que saber o quanto se faturou e ainda mais relevante do que entender o quanto se lucrou é avaliar, do dinheiro que a sua empresa tem, a quantia que ele rendeu. Neste caso, a relação é o percentual entre o lucro e o investimento feito: se a empresa investiu R$ 500 mil para lucrar os R$ 20 mil do exemplo anterior, a rentabilidade foi de 4%.

Como usar o KPI para colher bons resultados

Como dissemos lá no início, KPI é o nome que se dá ao sistema de avaliação das rotinas na empresa para verificar o andamento das atividades. Considerando isso, sozinho ele não tem capacidade de fazer transformações, embora seja essencial para que elas ocorram. Ficou complicado? A gente explica!

É que os dados, em si, não vão executar nada. Como também já falamos, eles são insumos para a tomada de decisões. O KPI é a forma mais exata de conseguir esses insumos e tomar as decisões para correções de rumos. Sem informações, os ajustes de processos podem ser feitos às cegas, prejudicando ainda mais os resultados.

Peguemos como exemplo o indicador de produtividade e a situação que ilustramos naquele tópico sobre as entregas do primeiro e do segundo turno. O que o gestor deverá fazer sabendo que no primeiro período são finalizadas 100 peças e no segundo 120? O primeiro passo é entender por que isso ocorre. A quantidade de colaboradores é a mesma? Existe um tempo de manhã para que a máquina ligue antes de iniciar a produção? Como resolver essa questão? É preciso buscar a causa disso.

O resultado virá ao corrigir o motivo dessa menor produtividade. Caso se leve 15 minutos para a máquina ligar no início do expediente e os colaboradores ficam parados neste tempo, um coordenador da área pode iniciar seu turno 15 minutos mais cedo para, quando a equipe chegar, ela já estar em funcionamento.

Fazendo o acompanhamento de todos os indicadores frequentemente é possível conhecer em detalhes o funcionamento da empresa, buscando o melhor desempenho em todos os processos e setores.

Agora você pode estar perguntando: como se consegue fazer isso? O primeiro passo é adotando um sistema de gestão empresarial, personalizável, leve e completo. Na Brasão, nós oferecemos o ERP Radar Empresarial: um software capaz de integrar a sua empresa de uma maneira totalmente eficaz. Com ele, todas as rotinas das equipes podem ser acompanhadas com mais proximidade e exatidão. Para entender em detalhes como ele pode fazer a diferença nos seus processos, confira um e-book que desenvolvemos para auxiliar você.

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