O mundo empresarial vive passando por transformações. Se há algum tempo todo o poder de decisão estava concentrado na diretoria, hoje em dia já se percebe que delegar funções e dividir responsabilidades, além de criar um ambiente melhor, pode também ajudar a empresa a atingir melhores resultados. Um exemplo disso é o orçamento colaborativo.

Trata-se de uma prática cada vez mais comum que tem o objetivo de descentralizar as decisões relativas à saúde financeira e às metas de uma organização. Também chamado de orçamento descentralizado ou participativo, a ideia estimula a participação de mais pessoas e setores neste processo que é um dos mais importantes para qualquer negócio.

Só para você entender a diferença entre o modelo de orçamento colaborativo e o tradicional, no primeiro caso a responsabilidade é centralizada na diretoria e na alta gerência. São os executivos que vão analisar as informações sobre os diferentes setores da empresa e definir o quanto cada um poderá utilizar de recursos para desenvolver suas atividades.

Por outro lado, quando os gestores desta mesma empresa escolhem realizar um orçamento participativo, os responsáveis de cada uma das áreas passam a fazer parte da elaboração do orçamento referente ao seu próprio setor. Assim, colaboram ativamente na definição de metas para um determinado período, o que é muito positivo, já que são estas mesmas pessoas que, por conta da vivência diária e da experiência, detêm mais conhecimento sobre as condições e as necessidades de suas áreas.

Colocando o orçamento colaborativo em prática

Implantar um orçamento colaborativo em qualquer empresa não é algo que se faça do dia para a noite. Esta ação exige uma profunda mudança de cultura e de estrutura, porque os colaboradores de cada setor vão precisar sentir a responsabilidade de definir o quanto será investido na sua área e em quê investir.

Para entender melhor, vamos a um exemplo: imagine que o setor de marketing de uma empresa desenvolva as atividades com base no orçamento preestabelecido pela diretoria, com o direcionamento do líder da área. À equipe, cabe apenas a tarefa de execução, sem se preocupar com o planejamento estratégico e a identificação de melhorias. Eventualmente, um colega ou outro dá uma ideia, mas mais como forma de demonstrar proatividade do que pelo fato de ser uma exigência ou uma política interna.

Com o orçamento colaborativo, essa lógica muda. Os colaboradores vão precisar atuar estrategicamente para decidir quais ações serão tomadas no próximo período. Assim, precisarão definir tarefas (como merchandising em pontos de venda, ações de marketing de conteúdo, atualização do site e impulsionamento de publicações nas redes sociais), quais dessas atividades vão exigir mais recursos, quanto será necessário para cada ação e o quê será deixado de fora (inserções de publicidade em rádio, por exemplo).

Essa definição é feita em conjunto e o líder da área conduz essas demandas à diretoria, que organiza centros de negócios (sobre os quais falaremos a seguir) para atender às necessidades de todos. Claro, deve haver um limite e as equipes precisam ter esse bom senso. Mas, se mesmo assim o valor ultrapassar o existente, cabe aos diretores fazerem os ajustes para que todos sejam atendidos da melhor forma.

E, assim, cada equipe organiza suas próprias necessidades. Como todos vão poder trazer soluções para desafios muito específicos do dia a dia, a tendência é que a produtividade aumente e a qualidade do trabalho cresça na mesma medida, resultando em mais retorno para a empresa como um todo.

Fazendo a ponte entre os setores e a diretoria

Para que a participação de todos seja facilitada, pode-se pensar na atuação de um controller, uma pessoa responsável por promover a ponte entre a diretoria da empresa e seus gestores. Este profissional tem papel fundamental na hora de engajar e formar líderes conscientes para lidar com a questão orçamentária.

Após criar uma cultura orçamentária, chega a hora de transformar os tradicionais centros de custo em verdadeiros centros de negócio. A diferença é que, nessa nova estrutura, os responsáveis por cada setor precisam compreender e se comprometer com o resultado. Para isso, as metas orçamentárias devem ser muito bem discutidas e negociadas antes de serem adotadas.

O compromisso com as metas deve surgir do entendimento de que foram pensadas coletivamente, e não impostas pela direção. Uma vez assumido este compromisso, cada centro de negócios deve destacar uma pessoa para assumir a responsabilidade e ajudar a equipe a atingir os objetivos. Este representante precisa ter recursos e autonomia suficientes para tomar as decisões necessárias.

Vale lembrar que as metas orçamentárias precisam ser realistas, isto é, precisam apontar um crescimento, mas não podem correr o risco de desestimular a equipe devido à impossibilidade de serem alcançadas.

Vantagens do orçamento colaborativo

A implantação de uma política orçamentária colaborativa tem um impacto relevante sobre a cultura geral da empresa. Com ela, cada setor passa a se concentrar mais em seus objetivos e em encontrar maneiras de alcançar as metas. Deste modo, a direção e a alta gerência têm menos dificuldade de coordenar as diferentes áreas, o que permite a elas concentrarem esforços em outras ações estratégicas e mais abrangentes para o negócio.

Falar de orçamento colaborativo é falar do poder que ele tem de disseminar uma noção mais acurada de responsabilidade, pois as partes se sentem integrantes do todo, já que conseguem mensurar a sua contribuição com o resultado final. Isso acaba servindo de motivação, além de ajudar os gestores a conduzirem melhor suas equipes.

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