5 erros causados pelo controle financeiro manual
Os processos de uma empresa são como engrenagens de um relógio: delicadas e complexas. A hora exata traduz o funcionamento perfeito de todo o mecanismo. Assim como em um relógio, também as áreas de uma empresa precisam de sincronia para gerar qualidade, produtividade e garantir melhores resultados.
A gestão financeira de uma organização é uma engrenagem sensível. Disciplina, padronização e sincronização de tarefas são imprescindíveis, mas não suficientes. Registrar corretamente todos os dados e produzir informações confiáveis exigem muito mais que profissionais comprometidos e habilidades específicas. Quando feita manualmente, a tarefa é delicada, trabalhosa e requer atenção especial, sendo necessário investir tempo e esforço em conferir e corrigir possíveis erros. No post de hoje, confira cinco erros causados pelo controle financeiro manual.
1. Pagamentos indevidos
Toda empresa possui grande volume de processos e informações. Muitas variáveis precisam ser observadas para o cumprimento das obrigações perante colaboradores, clientes e fornecedores. Pagamentos exigem atenção especial – afinal, salários, prestações, adiantamentos e comissões não admitem equívocos.
Esquecimento de prazos e erros no cálculo dos impostos são problemas recorrentes ao controle financeiro manual. Pagamentos duplicados de títulos, valores adiantados aos fornecedores, além de juros e multas, geram transtornos e muito retrabalho, o que significa perda de tempo e dinheiro.
2. Taxas de inadimplência descontroladas
O controle financeiro manual dificulta o acompanhamento sistemático de todos os clientes. Lidar com a inadimplência, por exemplo, é algo comum a muitas empresas. No entanto, informações registradas manualmente podem não retratar os reais índices de inadimplência da empresa e seus impactos sobre os resultados.
Prevenir a inadimplência com informações precisas e decisões mais assertivas sobre cada cliente é fundamental. Histórico de transações, integração de informações, relatórios e gráficos são ferramentas úteis na análise e acompanhamento de clientes. Com essas informações, é possível adotar sistemas automatizados de cobranças, alertas e bloqueios sobre clientes inadimplentes para evitar prejuízos.
3. Fluxo de caixa desatualizado
O fluxo de caixa está diretamente ligado à saúde financeira da empresa. O controle manual financeiro dificulta a atualização precisa do fluxo de caixa. A movimentação de recursos – entradas, saídas e disponibilidades – exige acompanhamento diário, de modo que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis em tempo real.
As informações do fluxo de caixa apoiam analistas, gerentes e profissionais da área financeira em suas tomadas de decisão, que dependem de uma visão gerencial e estratégica sobre entradas e saídas de recursos. Simulações com lançamentos de previsão da receita e em datas futuras são recursos práticos e eficazes.
4. Crescimento imprevisto
Toda empresa nasce com o intuito de crescer, o que envolve fatores internos e externos. Empregados, clientes, fornecedores, concorrentes, políticas econômicas, capacidade produtiva e infraestrutura são fatores que afetam diretamente a companhia e seu desenvolvimento.
Os controles manuais contam com anotações em papéis e planilhas, com pastas que se multiplicam. Até onde é possível controlar manualmente o volume constante e crescente de informações? O controle financeiro manual não se sustenta diante do crescimento da empresa – que é o maior objetivo de todo negócio. Empresas precisam de ferramentas adequadas que acompanhem o seu crescimento.
5. Desconhecimento sobre a saúde financeira
Informações e conhecimento são essenciais às empresas, afinal, são o fundamento das decisões. Conhecimento produz resultados, enquanto informação mostra onde a empresa está. O controle financeiro manual responde perguntas específicas sobre processos, mas não mostra uma visão geral sobre a saúde financeira do seu negócio.
A empresa está dando lucro ou prejuízo? Quais são as taxas de crescimento? Onde estão os maiores custos e despesas? O controle financeiro manual produz informações não integradas. Gerentes, analistas e profissionais da área da empresa são desafiados a transformar informações dispersas, de diversas áreas, em conhecimento útil à gestão do negócio.
O controle financeiro é importante para a manutenção e o crescimento dos negócios. Erros não são tolerados, podendo, inclusive, abalar a imagem da empresa e sua credibilidade no mercado.
Adotar um sistema de gestão, com integração de processos, é uma alternativa ideal para evitar os erros causados pelo controle manual. Áreas integradas diminuem drasticamente o trabalho com digitações e produzem informações mais confiáveis, fazendo com que decisões sejam tomadas com mais segurança e assertividade.
