Chega um momento no negócio que você planta tanto e tão bem, que tudo começa a dar resultado e exige o apoio da tecnologia para que a colheita seja a mais produtiva possível. E foi justamente isso que aconteceu com o grupo Apiários Adams, que encontrou no ERP comercializado pela Brasão Sistemas, com funcionalidades específicas para o setor do mel, a solução ideal para garantir total controle aos processos diários.

O sócio-proprietário Marcelo Giffhorn explica que o sistema auxilia muito na rotina da produção, principalmente na rastreabilidade e no processo de blendagem: “Eu tenho tanques aqui para 40 toneladas de mel, em que misturo mel de 4 ou 5 produtores diferentes, e poderia perder a rastreabilidade. Então, preciso ter um sistema confiável, que me aponte que ali dentro tem o mel de fulano de tal, de tantos quilos”.

Mas contar com um sistema especialista não era só uma questão de produção. Desde 2020, o Grupo Apiários Adams vem passando por uma profissionalização da gestão, sob o comando da consultora Ana Paula, o que culminou na necessidade de uma ferramenta que automatizasse e centralizasse as atividades.

Então, a escolha pelo ERP da Brasão foi também para auxiliar nessa melhoria, já visando ao crescimento da empresa, que precisaria ter rapidez em seus lançamentos e consulta de dados para garantir informações para uma tomada de decisão mais ágil e assertiva.

Como o grupo Apiários Adams começou a usar o ERP da Brasão Sistemas

O grupo Apiários Adams foi fundado em 1984 e, desde então, se dedica ao beneficiamento, envase e comercialização de produtos apícolas tanto para o mercado interno quanto para outros países. Com certificações nacionais e internacionais, tem uma produção diferenciada em termos de qualidade e sustentabilidade.

Marcelo lembra que foi um de seus concorrentes, que já usava o ERP da Brasão, que indicou a solução. “Toda essa história de rastreabilidade, nós viemos a descobrir pelo nosso concorrente, que foi muito legal com a gente. Ele nos passou o contato, tudo prontinho. E desde então, estamos com a Brasão e estamos muito satisfeitos”, comemora.

Ana Paula explica que participou de todo o processo de contratação do software e, entre os fatores para a escolha, pesaram a especialidade na área, uma vez que a Brasão já atende empresas do mesmo segmento, e a disponibilidade para customizações.

“E, claro, eu naveguei por todo o sistema e tudo o que ele oferecia era novo e era bem o que a gente necessitava. Apresentação, relatórios, interface e correlações que tinham entre as informações foram os motivos que, de fato, fizeram com a gente tomasse a decisão”, completa.

De acordo com Marcelo, tudo ainda é novo e um pouco complexo, pois é uma rotina completamente diferente para todos. No entanto, destaca que, desde o início dos trabalhos, toda a sua equipe teve o respaldo da Brasão e até hoje consulta o suporte quando necessário.

“Mesmo com as facilidades, a transição do papel para o sistema não foi muito fácil. Mas a Brasão nos disponibilizou cerca de 300 horas de atendimento intensivo para apoiar”. Ele cita ainda que, mesmo quando não sabem exatamente o que fazer no sistema, sabem que a solução está ali, então, ligam para a Brasão, que os ajuda a solucionar a questão.

Para Ana Paula, a principal mudança com a implantação do ERP foi em relação à segurança das informações. Ela conta que, antes, a maior dificuldade era ter acesso aos dados e saber se estavam corretos ou não, além da demora em conseguir determinadas informações, porque às vezes uma planilha se perdia ou apenas um profissional sabia do que se tratava. “Enfim, existia uma dificuldade de encontrar as informações, que foi solucionada com o ERP da Brasão”, resume.

Rastreabilidade e outras vantagens do ERP para a indústria de mel

A questão da rastreabilidade ficou mais crítica conforme o mercado internacional do grupo Apiários Adams foi crescendo. A partir da conquista do SIF (Serviço de Inspeção Federal), em 2016, a expansão foi acontecendo e saber a procedência do mel se tornou imprescindível.

“Lá fora, o cliente pede rastreabilidade. A gente tem que rastrear o apicultor, quem transportou, quando transportou, de qual apiário, de qual região, de qual cidade até chegar nas caixas de abelha. Então, tem que ter um sistema confiável para isso, em planilha Excel não dá certo”, enfatiza Marcelo.

Antes do ERP da Brasão, ele conta que tinha estruturado um “sistema próprio”, que eram planilhas Excel linkadas entre si. Marcelo diz que até funcionava, mas não dava garantia nenhuma de rastreabilidade e blendagem: “A questão da blendagem era um pânico pra mim! O mel dava cria ou faltava um monte de mel, era uma coisa dificil”.

E a preocupação não era à toa, afinal, 49 planilhas precisavam ser consultadas antes de iniciar a produção todos os dias! “Hoje está muito mais parelho, muito mais segura a minha operação”, reforça Marcelo, enfatizando que o trabalho de toda a equipe ficou muito mais fácil.

Se a produção ganhou um ótimo aliado, a área administrativa-financeira não ficou para trás. Ana Paula conta que, com o software anterior, havia muita incerteza dos números. “Fui revisar relatórios que a gente tinha desse sistema antigo com os relatórios contábeis e os faturamentos estavam diferentes, então eram coisas que a gente não tinha certeza”, lembra.

Ainda sobre a necessidade de relatórios, a consultora destaca que com o ERP da Brasão foi possível reduzir em dias a elaboração desses documentos. Como exemplo, ela cita a produção do relatório de entrada de notas fiscais para o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA): “Hoje, o sistema gera o relatório em 2 minutos, mais uns minutos para revisar, tratar algum dado, digamos que em 20 minutos está tudo pronto para enviar. Se formos revisar com calma, ir atrás de alguma coisa física que chame atenção, que esteja discrepante, pode levar 2 ou 3 horas. Isso quando falamos de um dos processos mais demorados”.

Hoje, o grupo Apiários Adams gera seus relatórios na hora, tanto de faturamento quanto de CMV (Custo de Mercadorias Vendidas). E tudo de forma instantânea, no momento que precisa!

Outro ponto destacado por Marcelo são as auditorias. “Na última auditoria, a empresa passou sem nenhuma não-conformidade. Antes era feito tudo manual, tudo tinha que procurar em pastas. Agora, com o sistema, existe uma diferença muito grande, a agilidade é gritante”, comemora.

Ele também diz que tem acesso ao sistema no seu computador e mexe nele diariamente, mesmo não estando sempre na sede: “Nesse ponto é uma baita solução, facilitou muito. A cada dia eu vou evoluindo. Eu tenho algumas limitações ainda, mas preciso do acesso aos dados, à história da empresa, a como as coisas estão rolando e o sistema me dá essa condição perfeita. De casa eu estou dentro da empresa”.

E, de acordo com ele, houve também redução de prazos e de hora-homem, agilizando os processos internos — o que também era um objetivo ao ter um ERP. “Nós temos uma traquitana de produtos: mel, vinagre de mel, própolis, hidromel e por aí vai. Se não tiver um sistema, é impossível controlar tudo isso. Um mês depois de começarmos a usar o ERP da Brasão, a diferença já era surpreendente”, enfatiza.

Ana Paula reforça a percepção de Marcelo em relação à otimização do tempo com a chegada do software. “Agora, as pessoas já vêm trazendo um olhar mais analítico, que era o que faltava muito. O que eu faço aqui? O que de fato eu estou entregando? O que estou trazendo a mais para isso aqui? O que eu deixava de fazer e hoje eu estou fazendo? Esses foram alguns dos principais ganhos”, completa a consultora.

Planos do grupo Apiários Adams para o futuro

Para o futuro, Marcelo espera que essa parceria se estenda e se consolide, pois o grupo Apiários Adams tem planos ambiciosos de crescer ainda mais e alcançar outros mercados internacionais, além dos 8 países em que já entrega os seus produtos — China, Japão, Taiwan, Estados Unidos, Canadá, Alemanha, França e Holanda. “A gente bate na qualidade. O nosso objetivo é fazer com que o nosso cliente consuma mel como se estivesse comendo lá na caixa da abelha. E ter um bom sistema, que nos dê segurança, faz parte dessa qualidade”, conclui.

Em relação ao ERP da Brasão, Ana Paula tem na ponta da língua o que pretende implementar em curto prazo. O próximo passo, conforme a consultora, será montar um dashboard com o BI, pois agora já existem dados bem estruturados e organizados para isso. E há ainda o desafio de implementar o PCP para fazer ordens de produção, uma vez que o grupo Apiários Adams vai começar, em breve, a ter embalagens fracionadas e precisará fazer a contagem real dessa produção.

Porém, ela só consegue traçar esses planos porque todo o processo de implantação, treinamento e utilização do ERP foi feito de maneira atenciosa e de forma a trazer muita segurança para as operações. “Foi um processo que respeitou o tempo da empresa e a qualificação das pessoas, trouxe uma linguagem adaptada para que, de fato, a gente abraçasse o sistema, fizesse com que as funcionalidades fossem aproveitadas na totalidade e isso gerasse os melhores resultados aqui pra nós”, finaliza.