Toda empresa tem muitos requisitos para cumprir diante da legislação brasileira, não é verdade? E para aquelas que atuam no setor elétrico, uma das principais obrigações é atender rigorosamente os prazos e as exigências regulatórias estabelecidas pela Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel) e pelo Operador Nacional do Sistema (ONS). Diante desta realidade, para o Grupo BRE, poder contar com um sistema gerencial que proporcione o cumprimento exato dessas entregas é fundamental!

A escolha pelo ERP WK Radar, software de gestão comercializado e customizado pela equipe da Brasão Sistemas, ocorreu justamente por ser uma solução que atende às necessidades do Grupo BRE quanto às especificidades de um negócio do setor elétrico, pois é de fácil customização e adaptação às exigências legais.

“As BREs tinham seus controles financeiro e contábil realizados por planilha eletrônica, como fluxo de caixa, controle de orçamento de obras, etc. Como se trata de uma empresa do setor elétrico, regulada, que requer controles que são auditados, utilizar um sistema não é uma necessidade que poderíamos deixar para mais tarde”, conta Césare Barghetti Junior, responsável pelo Grupo BRE.

O início do trabalho com a Brasão

O Grupo BRE é uma Sociedade de Propósito Específico (SPE) e as BREs são concessões de serviço público de transmissão de energia elétrica. Elas foram adquiridas por meio de leilões. Em 2018, foram 3 aquisições:

• A SPE BRE1 ganhou o direito de construir uma subestação em Lagoa do Cabo (PE), que já está 100% em operação.
• A SPE BRE2 adquiriu a concessão para a construção de uma subestação em Alagoinhas (BA). Está em fase de implantação.
• A SPE BRE3 construiu uma subestação de transmissão em Santana do Ipanema (AL), que já está 100% em operação.

Além disso, em 2021, a SPE BRE4, também por meio de um leilão, ganhou a concessão para construir uma subestação de energia elétrica em Fortaleza (CE), onde já foi iniciado a fase de projeto.

Então, quando a SPE foi instituída e as construções das subestações começaram, o Grupo BRE precisava de um sistema que já trabalhasse com o setor elétrico e pudesse ser facilmente customizável. Assim, o primeiro desafio foi importar para o ERP WK todas as informações que até então eram em forma de planilha eletrônica, parametrizando e incluindo campos dentro do ERP WK de forma que fosse possível a geração de relatórios específicos utilizados pelo Setor Elétrico. O trabalho foi realizado pelas equipes da BRE e atendido prontamente pela equipe da Brasão.

“Além de todos os prazos e exigências societárias temos também as exigências regulatórias”, explica Barghetti, indicando que as BREs têm empréstimos junto a bancos de fomentos, que pautam em seus contratos algumas exigências, entre elas que as demonstrações financeiras (DFs) sejam auditadas. Nos relatórios das auditorias é exigido que as empresas do setor elétrico, a partir do seu funcionamento, usem um sistema em que não haja a mínima interferência humana para extrair os dados financeiros e contábeis onde serão gerados as DFs, dando ao documento mais confiabilidade e rigor.

O ERP WK Radar entrega exatamente isso com sua função de controladoria. O sistema integra processos e informações de forma automatizada e de acordo com as normas vigentes, apresentando-se para as BREs como uma solução completa de compliance financeiro, fiscal e contábil. Ele também oferece ferramentas para atender de forma facilitada, sem retrabalho ou ajustes manuais, incluindo ajuste a valor presente, demonstração de fluxo de caixa, comparabilidade, neutralidade tributária e ajuste patrimonial.

Para além das exigências regulatórias

As necessidades do Grupo BRE não paravam nas exigências regulatórias. Era preciso também um sistema que fizesse a contabilidade e o financeiro e emitisse notas fiscais de modo mais eficiente (hoje em torno de 1.200 NFs para cada SPE). Hoje, os empreendimentos BRE1 e BRE3, que estão em operação comercial, usam o ERP com maior intensidade. As duas unidades já têm toda a contabilidade implantada e, agora, estão recebendo novas customizações e adaptações que haviam sido pausadas em função da pandemia de Covid-19.

“Já temos todos os dados cadastrados dentro do sistema. Fazemos qualquer alteração e ele dá o resultado de forma rápida. O sistema atende de pronto e de forma satisfatória”, comemora o gestor, lembrando que antigamente era tudo manual, o que aumentava muito a probabilidade de erro. Consequentemente, a manutenção dos dados ficava deficitária, pois não era possível garantir a confiabilidade.

Além de utilizarem as funcionalidades contábil, regulatória e societária, as BREs também já estão emitindo notas fiscais pelo ERP WK Radar. “Através de um arquivo enviado pelo ONS com a relação de todos os nossos clientes e os valores a serem faturados, e como dito anteriormente, são emitidas em torno de 1.200 notas por mês para cada SPE, BRE1 e BRE3”, conta Barghetti.

Os resultados alcançados até agora

Barghetti é categórico em dizer que a solução oferecida pela Brasão atende as necessidades de forma satisfatória das BREs em funcionamento. E quando surge alguma dúvida ou é preciso fazer alguma adaptação, o atendimento do suporte é sempre muito ágil e certeiro. Ele também lembra que, assim como o setor elétrico está em constante evolução, as ferramentas que acompanham as empresas precisam estar aptas a mudar e se adaptar, como aconteceu ao longo de todo o processo até aqui com o ERP.

O caso das notas fiscais é bastante emblemático para retratar isso. Em outubro de 2020, quando foi feita a primeira emissão de notas, as equipes da BRE1 e da BRE3 através dos AVCs (avisos de crédito), que são os valores a receber que o ONS envia mensalmente, e os cadastros dos clientes e importaram no sistema.

No primeiro mês, com o apoio da Brasão, foram 3 dias de trabalho para que a solução rodasse todas as notas, pois foi preciso ir adaptando e avaliando o que era necessário mudar, enfim, fazer ajustes para uma próxima rodada. “Todas as mudanças levaram cerca de 6 meses. A cada emissão era preciso uma nova adaptação para que tudo ficasse alinhado. Hoje, todo o processo leva 1 dia e são 2.400 notas fiscais geradas, entre lançamento no sistema, emissão e parametrização dos e-mails”, destaca Barghetti. Outra funcionalidade já utilizada com sucesso pelas unidades BRE1 e BRE3 é a produção dos relatórios disponibilizados para a auditoria.

Barghetti, que também é gestor das operações, conta que a equipe tem como base de trabalho a ferramenta. Ele explica ainda que adaptações são necessárias e que, para implementá-las, o atendimento da Brasão sempre foi muito eficaz: “Nada que uma ligação para o help desk não nos ajudasse a fazer todas as adaptações para o atendimento às exigências da auditoria, para que o relatório não apresentasse nenhuma ressalva que pudesse nos prejudicar”.

Ganho de tempo na execução de tarefas

Por falar em relatórios, com o ERP WK Radar também é possível cumprir mais 3 necessidades básicas regulatórias: as emissões do Balancete Mensal Padronizado (BMP), do Relatório de Informações Trimestrais (RIT) e da Prestação Anual de Contas (PAC).

Agora, o BPM das 4 BREs já é extraído via sistema e a produção de cada um é rápida. Para chegar até esse ponto, foi preciso contar com o auxílio da infraestrutura da Brasão e também do conhecimento interno das equipes. “Antes do WK Radar era preciso de dias, era tudo feito manualmente, não dá nem para precisar o tempo certo. E posso garantir que não era tão harmonioso como é hoje. O mais importante a considerar é o prazo que temos para colocar isso no portal na Aneel. Hoje estamos totalmente adequados às programações da Agência”, comemora Barghetti.

O RIT também já está rodando via sistema e, em paralelo, atualizações estão sendo feitas para que tudo seja automatizado. E o PAC, que é um relatório anual, está sendo feito completamente pelo ERP, reunindo as informações que já estão no software: Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), balancete, fluxo de caixa, entre outras.

Mais uma parte da solução que está começando a rodar no Grupo BRE é a tributária e fiscal, com a emissão de guias de Imposto de Renda, PIS, Cofins e Contribuição Social. Isso porque o volume começou a aumentar com o início das operações da BRE1 e da BRE3. Antes, como era feito o pagamento de uma nota a cada 3 meses e ainda não havia um volume expressivo de documentos, um controle doméstico era suficiente.

“Hoje temos as empresas em operação, tem todo um pré-requisito de atendimento para com o Poder Concedente, como a Receita Federal, Estadual e Municipal. Então, agora também é nossa bandeira implantar essa parte fiscal junto ao WK Radar”, detalha Barghetti.

E ele continua: “Para se ter uma ideia, quando era emitido alguma nota fiscal para a SPE, era necessário enviar essas mesmas NFs para o escritório, que fazia a emissão das guias dos impostos retidos. Ele emitia as guias, devolvia para que fosse programado o pagamento. Nesse processo se gastava parte do dia fazendo e-mails e encaminhando as notas. O escritório gastava mais um dia emitindo as guias e enviando a SPE. Quer dizer, emissão de guias para pagamento de tributos era uma coisa que demorava praticamente de 1 dia e meio a 2 dias”.

Agora que o trabalho foi internalizado, a emissão das guias para pagar INSS, Imposto de Renda, PIS, Cofins e Contribuição Social leva cerca de 3 horas apenas. E o objetivo, segundo o gestor, é diminuir ainda mais, para 1 hora.

Grupo BRE e Brasão: parceria de sucesso no setor elétrico

Barghetti fala que, de início, a prioridade do Grupo BRE era usar a solução contábil do ERP em sua totalidade. Como esse objetivo está praticamente cumprido, pois os resultados para as BREs foram imediatos, agora estamos avançando para as próximas etapas: fiscal, caixa, financeiro, controle orçamentário e assim por diante.

“Não foi nem uma questão de ganho de custo, foi mais um ganho de credibilidade. O WK Radar, para as BREs, que são empresas do setor elétrico, que são empresas reguladas que têm uma necessidade de cumprimento de prazos de forma bem rigorosa exigida pelo nosso poder concedente, e de modo geral, o WK Radar é um sistema amigável, um sistema que atende ao nosso tamanho de empresa e com a eficiência das necessidades de uma empresa grande”, finaliza Barghetti.