Com a chegada do eSocial — uma forma de tentar reduzir o trabalho informal no Brasil — é exigido que as empresas se preparem bem e tenham uma boa dose de atenção para lidar com essas novas demandas.

Considerando o planejamento do governo para unificar a entrega de declarações, documentos, informações sobre os contratos de trabalho, recolhimentos trabalhistas e previdenciários, fica evidente a necessidade de integração de todos esses dados corporativos, bem como a complexidade deste novo processo de repasse. De modo geral, a centralização e padronização das informações pretende trazer benefícios para as empresas, pois prevê uma sensível redução da burocracia.

A obrigatoriedade do eSocial para empresas, trará vantagens para a rotina diária de setores como Recursos Humanos, Finanças e Jurídico. O Fisco também será favorecido pelo eSocial, uma vez que a unificação dos dados facilitará a busca por fraudes, irregularidades e atrasos de pagamentos. Outro fator relevante, está relacionado a adoção de um controle mais rigoroso sobre temas que envolvem a saúde e a segurança dos colaboradores, por meio do monitoramento de eventos específicos, como afastamentos médicos e doenças laborais, que deverão ser informados imediatamente pela empresa.

Projetos e ações efetivas são necessários para assegurar que as empresas possuam condições de adequação ao sistema antes da sua implementação oficial, de modo a não haver riscos de penalidades ou multas por descumprimento de prazos.

Como certificar, então, se uma empresa está preparada para o eSocial? Confira os principais fatores a serem avaliados.

Atualização e saneamento do banco de dados dos empregados

É preciso garantir que o cadastro dos empregados esteja devidamente atualizado e saneado. Dados como, nome completo, números do CPF e do PIS, data de nascimento, filiação e endereço, devem ser verificados, bem como informações sobre a utilização do FGTS.

Descrição de cargos e salários

Outro aspecto essencial é seguir devidamente o plano de cargos e salários da empresa, que deve estar registrado claramente no cadastro dos colaboradores. Profissionais com cargos idênticos não podem ter salários diferentes, salvo exceções previstas na própria política interna, considerando níveis de experiência e senioridade. As práticas de remuneração devem ser transparentes, de modo a evitar desvios e também, a possibilidade de futuras reclamações para equiparação salarial.

Informatização dos registros de segurança, saúde e medicina ocupacional

Os dados relativos a acidentes de trabalho, afastamentos médicos e doenças laborais, deverão ser integrados às demais informações do cadastro dos empregados, de maneira que a comunicação seja completa e ágil.

Parametrização de documentos e folha de pagamento

As informações sobre folha de pagamento e medicina do trabalho, além de documentos obrigatórios como o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) devem ser parametrizados, obedecendo o tamanho e o tipo do campo previsto no sistema, afinal, o arquivo deverá ser gerado de forma estruturada e em formato XML, conforme a determinação do governo.

Padronização de códigos

O eSocial exigirá uma série de padronizações, inclusive em relação ao Código Brasileiro de Ocupação (CBO), por exemplo. É preciso avaliar se o código utilizado pela empresa, no cadastro de seus colaboradores, é igual ao adotado pelo IBGE.

Admissões, demissões, férias e demais processos de RH

Os processos regulares de RH que envolvem diretamente o colaborador, merecem atenção especial e devem estar integrados no sistema que transmitirá os dados para o eSocial. Lance os dados corretamente nesse sistema, preenchendo todos os campos obrigatórios pela nova regulamentação.

É importante frisar a questão dos prazos para comunicação dos Registros de Eventos Trabalhistas (RET), ou seja, de qualquer modificação na relação trabalhista, entre empresa e empregados — esses registros deverão ser encaminhados imediatamente após o evento. Lembrando que a fiscalização acontecerá online, e multas serão aplicadas automaticamente, assim que as infrações forem identificadas pelo sistema.

Softwares de gestão e armazenamento de dados (ERP)

Para assegurar que a integração das informações corporativas aconteça de maneira otimizada, bem como a aderência às novas regulamentações legais, é adequado investir em sistemas e softwares de gestão, personalizáveis de acordo com as necessidades da empresa. Soluções ERP podem ser bastante úteis neste processo, garantindo segurança e confiabilidade. Além da redução de custos, este tipo de software possibilita maior integração entre setores, aumento da eficiência dos processos e permite que a tomada de decisões seja embasada e eficaz.

Agora que você já sabe a importância do eSocial para empresas, entenda a relação entre o eSocial, o FGTS e a Previdência Social.

Ainda tem dúvidas sobre a preparação necessária para o eSocial? Compartilhe com a gente nos comentários.

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