Estar à frente de uma empresa exige versatilidade e experiência, especialmente para entender que nem tudo está separado em áreas ou setores. Os assuntos se sobrepõem, as demandas se cruzam e, na maioria das vezes, é necessário trabalhar de forma integrada às várias atividades do dia a dia. É por isso que muito se fala, atualmente, em gestão baseada em processos, para que todas essas rotinas do negócio funcionem de maneira fluida.

A ideia é desfazer a premissa de que tudo precisa ser tratado como módulos, em caixinhas separadas e isoladas. Se pegarmos o exemplo de uma operação de vendas, é possível ver claramente como não dá para colocar tudo no mesmo lugar. Afinal, uma venda envolve diversas etapas, como prospecção, conquista do lead, gestão de oportunidades, negociação, geração de proposta, emissão de contrato, pós-venda, entre outras, que passam por diferentes setores, como marketing, vendas, faturamento e atendimento.

Como funciona a gestão baseada em processos

A gestão baseada em processos usa um software de BPM para parametrizar os processos, com começo, meio e fim, de acordo com a personalidade e as necessidades da empresa. Quer dizer, é o sistema que se adapta às demandas do negócio. E, se for preciso, ele também faz a integração com outros softwares, permitindo que os gestores tenham uma visão ainda mais completa de todo o gerenciamento.

A prática do BPM consiste em uma abordagem para otimizar os processos com o objetivo de que os resultados desejados possam ser alcançados através da melhoria contínua. Seu valor se dá pela personalização das atividades e práticas, uma vez que alinha como elas funcionam e indica os responsáveis pelas execuções, definindo responsabilidades e focando na eficiência e na produtividade dos serviços.

O BPM pode trabalhar sozinho, mas também pode contar com o apoio de outras soluções. Uma das que melhor se integra a ele é o ERP. Esta ferramenta de gestão é fundamental para centralizar e organizar cadastros, controlar processos específicos de cada área e escriturar e registrar movimentos para controle de saldos e apurações. Com uma proposta de fluxos de processos por meio do BPM, o ERP entrega exatamente o que o seu negócio precisa.

BPM e ERP: a união perfeita para a gestão baseada em processos

Podemos dizer que o BPM e o ERP são soluções que trabalham em parceria, pois uma fortalece e complementa o trabalho da outra. Assim, juntas, trazem um incremento tecnológico sob medida para qualquer tipo de negócio. Ao combiná-las, cria-se a possibilidade de aumentar a velocidade de execução das atividades, diversificar as potencialidades dos processos e nortear a gestão baseada em métricas de resultados.

Isso acontece porque o BPM é mais focado no processo, orientado para integrações e gestão, enquanto o ERP é voltado às funções gerenciais e organizações. Além disso, as soluções BPM são mais flexíveis e personalizáveis, enquanto o ERP é dividido em módulos, sendo mais trabalhoso e oneroso fazer alterações. E para finalizar, o ERP ganha valor quando opera junto ao BPM, pois ocorre uma evolução de suas funções.

Optar pela gestão baseada em processos, o que inclui o uso do ERP nas etapas de registro e escrituração de dados, traz muitos benefícios para a empresa — o que a utilização de qualquer outro sistema de forma isolada não conseguiria garantir. Entre eles, podemos destacar:

1 – Agilidade

Ao eliminar os desperdícios nos processos, você aumenta a agilidade não apenas do próprio processo, mas dos fluxos de trabalho gerais. Ao conseguir realizar uma atividade de maneira mais rápida, você pode acelerar o processo como um todo. Entretanto, vale ressaltar um ponto importante: a personalização. Para fazer tarefas de modo veloz, a personalização é fundamental para evitar erros. Cada processo precisa estar de acordo com as necessidades da sua empresa, montado e organizado conforme ele acontece, para que não ocorra nenhum equívoco.

2 – Produtividade

O resultado da personalização e da agilidade é a produtividade. Esse é um benefício importante porque, no cenário altamente competitivo do mercado atual, vivemos sob a lógica do “tempo é dinheiro” e a produtividade tornou-se uma preocupação das empresas. Afinal, quem não quer ter uma equipe altamente produtiva?

3 – Eficácia

Eficácia é fazer a coisa certa. É atingir o objetivo. Ao implementar o BPM, você conhecerá a fundo o seu processo na hora do mapeamento e poderá identificar as atividades de maior risco e eliminá-las ou mitigá-las, já que atividades de risco contribuem para o não atingimento do objetivo. De novo é importante repetir: este benefício só será alcançado se os processos refletirem o que é a empresa, ou seja, a personalização.

E sabe o que é melhor? Aqui na Brasão, você encontra uma solução BPM que permite criar fluxos de trabalho personalizados conforme as necessidades do seu negócio e que pode ser integrada ao ERP WK Radar, garantindo o encaixe perfeito para a gestão baseada em processos na sua empresa!

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